In questi giorni ci sono arrivate molte richieste di informazioni circa l'integrazione della firma grafometrica nei nostri sistemi di conservazione.
Come è indicato nell'annuncio che trovate qui abbiamo già collaudato e integrato Grafocerta, la firma grafometrica di Namirial . La configurazione è estremamente semplice e immediata. Si può utilizzare su qualsiasi documento pdf archiviato .
E' particolarmente utile in tutti quei casi in cui si emette il documento in doppia copia, dove una va rilasciata al cliente e l'altra conservata.
La copia conservata può essere elettronica e la firma per ricevuta del cliente, anzichè essere raccolta sul cartaceo, viene applicata sul documento PDF con una tavoletta (o un tablet) e il software Grafocerta. L'operatore valida il tutto con la sua firma digitale.
L'attivazione della grafometria come forma di ricevuta o di accettazione, va prima concordata con il cliente tramite apposita informativa che dovrà essere accettata dalla controparte (va conservato anche questo documento e deve essere redatto in forma cartacea una tantum prima del primo utilizzo)
Ovviamente in base all'applicazione dovrete valutare eventuali implicazioni legali ma attività "tra le parti" come un documento di "consegna documenti" o di "ritiro documenti" o un "incarico" possono essere validamente prodotti anche con procedure di firma miste (grafometrica/digitale).
Dal punto di vista della conservazione tutti i documenti informatici a prescindere dalle firme e dalla modalità di formazione, devono essere periodicamente portati in conservazione definitiva e "sostitutiva" come si fa abitualmente per tutti i documenti fiscali.
La frequenza di conservazione si ritiene che in generale possa essere "annuale" senza escludere la possibilità di generare i pacchetti di conservazione anche con frequenza maggiore.