Libro Unico magnetico

Il Decreto Ministeriale 9 luglio 2008 all’articolo 1 indica tre modalità di tenuta del libro unico del lavoro tra cui quella magnetica, e specifica:

“ .... su supporti magnetici, sui quali ogni singola scrittura costituisca documento informatico e sia collegata alle registrazioni in precedenza effettuate, o ad elaborazione automatica dei dati, garantendo oltre la consultabilita', in ogni momento, anche la inalterabilita' e la integrita' dei dati, nonche' la sequenzialita' cronologica delle operazioni eseguite, nel rispetto delle regole tecniche di cui all'art. 71 del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82; tali sistemi sono sottratti ad obblighi di vidimazione ed autorizzazione, previa apposita comunicazione scritta, anche a mezzo fax o e-mail, alla direzione provinciale del lavoro competente per territorio, prima della messa in uso, con indicazione dettagliata delle caratteristiche tecniche del sistema adottato.”

Si notano delle particolarità rispetto a quanto previsto per gli altri documenti:

1 - Sequenzialità cronologica. Poichè il libro unico prevede la numerazione di tutte le pagine prodotte, anche in caso di annullamento di una rilevazione, la scrittura dovrà essere conservata.

2 – Collegamento tra le scritture. La tenuta informatica (magnetica) prevede che ogni singola scrittura ... sia collegata alle registrazioni in precedenza effettuate.

3 – La conservazione si rifà alle regole tecniche, ma essendo indispensabile produrre il libro unico entro il 30 di ogni mese si presume che entro tale scadenza vada completata la conservazione delle registrazioni del mese precedente.

4 - Non vi è nessuna autorizzazione preventiva da richiedere ma una comunicazione da inviare prima della attivazione.

Singola scrittura

Con il termine Singola Scrittura si possono intendere forme diverse: nei casi fino ad oggi esaminati, i clienti hanno optato per una conservazione dove ogni Retribuzione costituisce un documento informatico, in pratica quello che una volta era il Cedolino, viene generato come file statico PDF e costituisce la singola scrittura.

Producendo i documenti in questo modo otteniamo 1 record di conservazione per ogni rilevazione e quindi per ogni dipendente. Le ricerche sono agevoli e anche l'estrazione delle pagine su base dipendente, ditta, o qualsiasi altro parametro di ricerca.

Si potrebbe archiviare l’intera scrittura mensile (alcuni agiscono in questo modo). In questo caso nell'archivio elettronico si ha 1 solo record mensile con tutte le rilevazioni. Estrarre quelle di 1 dipendente o di una ditta risulta più complesso .

Scadenza mensile e collegamento scritture

Entro il 30 di ogni mese dovremo firmare e sottoporre a Conservazione tutte le scritture del mese precedente.

Il libro unico deve essere conservato nella sua interezza quindi anche le pagine annullati devono essere presenti.

Il collegamento tra le varie scritture (garantendo ... la sequenzialità cronologica) si ottiene calcolando e annotando per ogni documento un codice di controllo da riportare nel documento successivo (impronta).

Questo meccanismo GARANTISCE il collegamento tra le scritture e l'inalterabilità della sequenza cronologica.

I documenti vanno firmati con firma digitale e al termine del processo di conservazione va ovviamente firmato e marcato il file di chiusura.

Gli altri documenti

Fatta eccezione per il Libro Unico, non vi sono specifiche normative per la tenuta dei documenti del lavoro, tuttavia, applicando le regole generali di corretta conservazione, si può procedere alla sostituzione di numerose tipologie di documenti .

Possiamo classificare l'archivio in 7 grandi aree:

• Il libro unico

• Le stampe mensili dei dipendenti

• Le stampe mensili delle ditte

• Quelle annuali dei dipendenti

• Quelle annuali delle ditte

• I documenti delle ditte

• I documenti dei dipendenti

• Le comunicazioni

Stampe mensili  dipendenti e ditte

L'elaborazione mensile delle paghe, comporta la generazione di una serie di prospetti organizzati per dipendente o di riepiloghi strutturati per ditta..

Gli archivi delle stampe mensili consentono di raccogliere tutti questi elaborati in una struttura ordinata e organizzata per ditta / dipendente / periodo.

I prospetti come le situazioni ferie, prospetti maternità, ripiloghi tfr, fondi, elaborazioni particolari, trovano in questo archivio una conservazione ordinata e perenne.

Come per gli altri archivi occorrerà procedere almeno una volta all'anno , al processo di conservazione e sarà estremamente utile e produttivo, confermare ogni mese la validità dei documenti archiviati con l'apposizione della firma digitale.

A tal proposito va ricordato che le firme utilizzate su archivi a chiusura annuale devono avere scadenza superiore ai 18 mesi al fine di consentire la chiusura e validazione con marca temporale prima della scadenza della firma.

Stampe annuali ditte e dipendenti

Ci sono anche numerosi prospetti annuali riguardanti i dipendenti e le ditte. Il più noto è il CUD ma sono veramente tanti i riepiloghi che occorre generare e conservare per una corretta gestione.

Anche questi documenti possono essere prodotti in modalità elettronica, salvo poi consegnare una copia cartacea di dipendenti.

La modalità elettronica presuppone sempre la validazione con firma digitale e un processo ci conservazione finale con cadenza almeno annuale

Fascicolo ditta / dipendente

Nella gestione delle retribuzioni avremo una serie di documenti che hanno valore pluri annuale e che formano il cosiddetto fascicolo ditta e fascicolo dipendente. Si va dal documento di identità, al contratto, alle informative, moduli per detrazioni etc.

Sono tutti documenti originali non unici o in taluni casi , copie e si possono conservare in modalità digitale e strutturare gli archivi a seconda delle proprie necessità. Ad esempio in una grande organizzazione le informative della privacy che fan parte del fascicolo, potrebbe avere un archivio di conservazione specifico, in una piccola organizzazione potrebbe trovare posto nel fascicolo generale.

Il protocollo

Il protocollo elettronico è l'unico sistema che consente di avere una raccolta ordinata dei documenti inviati e ricevuti e , nel caso di Pec, fax o altre forme di spedizione con conferma, è in grado di conservare anche le ricevute.

Con l'aumento di comunicazioni elettroniche (Email e Pec) il protocollo elettronico semplifica le attività di archiviazione poichè non è necessario stampare la propria copia. Per i documenti ancora cartacei si potrà procedere con l'acquisizione con scanner dell'immagine e la memorizzazione sotto forma digitale.

Conservazione sostitutiva

Anche questi documenti dovranno essere assogettati al processo di Conservazione Sostitutiva, la loro gestione dovrà essere documenata nel Manuale della conservazione digitale e la generazione dei supporti sostitutivi deve seguire le regole tecniche indicate dal Cad.

In generale i documenti informatici devono essere validati con la  FIRMA DIGITALE e periodicamente assoggettati al processo di conservazione , mensile per il libro unico e almeno annuale per gli altri documenti . Tale processo garantisce l'intero archivio e fornisce data certa grazie alla marca temporale che viene apposta sulla impronta finale dell'archivio.