Gli obblighi

La conservazione delle dichiarazioni dei redditi, iva e degli altri adempimenti di legge , è in capo a due soggetti, il contribuente e l'intermediario.

Il contribuente, in genere, riceve dall'intermediario l'originale cartaceo della dichiarazione trasmessa che contiene l'impegno a trasmettere sottoscritto in modalità autografa.

Il contribuente completa la dichiarazione sottoscrivendo, sempre in modalità autografa, la parte di sua competenza.

L'intermediario che in genere coincide con lo studio tributario che ha anche l'incarico di "formare" la dichiarazione, provvede a generare il file di trasmissione e ad inoltrarlo alla pubblica amministrazione tramite diversi servizi, il principale è Entratel.

Tra gli obblighi che il professionista assume in qualità di Intermediario vi è anche la Conservazione di una copia dei dati trasmessi in un formato riproducibile su  modello conforme a quello ministeriale, delle ricevute di trasmissisione, nonchè degli eventuali esiti.

Le tipologie

Le trasmissioni riguardano due principali tipologie, le dichiarazioni periodiche (unico, iva, emens, etc.) e i pagamenti (f24 telematico e f23).

Può capitare che i modelli vengano solo "emessi" dallo studio e spediti dalle ditte clienti, cosa che si verifica più frequentemente con gli F24 che si possono pagare anche tramite Banca.

In questi casi oltre a conservare i modelli prodotti, è opportuno che sia presente un archivio Protocollo dove conservare le comunicazioni inviate e ricevute.

Le ricevute di trasmissione sono importanti e, in caso di richiesta, lo studio le deve consegnare al cliente. L'impegno a trasmettere sottoscritto dall'intermediario è già una prova liberatoria per il contribuente .

L'abbinamento quindi di ogni modello alla relativa ricevuta di spedizione è una attività molto comoda che consente pieno controllo della situazione e se effettuata elettronicamente estremamente semplice e veloce.

Archivi dell'intermediario, incarico

Vediamo gli archivi dal lato dell'intermediario. L'iter  inizia con l'assunzione di un incarico a trasmettere  o a formare e trasmettere.

Questo va redatto in doppia copia, sottoscritto da ambo le parti. Una copia va rilasciata al cliente e l’altra conservata dallo studio.

Già in questa fase si può digitalizzare l'operazione o con l'acquisizione del documento cartaceo sottoscritto (originale  non unico) oppure adottanto la firma GRAFOMETRICA che permette di raccogliere la firma del cliente e di applicare   la propria firma digitale in un file pdf .

Al cliente va sempre la copia cartacea fatto salvo il caso in cui questi abbia la possibilità di attivare un archivio elettronico e voglia conservare anche dal suo lato solo documenti elettronici. In questo caso il file pdf dell'incarico con firma grafometrica e firma digitale, può essere consegnato brevimano (ad esempio su una chiavetta) o inviato tramite PEC.

In ogni caso forme diverse da quella cartacea vanno prima concordate con  il cliente e poi applicate e non viceversa.

Documenti o ricevuta consegna

Se l'incarico prevede la formazione della dichiarazione, presumibilmente si riceveranno dei documenti da elaborare. 

E' opportuno redigere l'elenco sommario dei documenti ricevuti . Nel caso del 7730 si tratta di generare il modello 730/2 per assunzione di incarico che comprende già tale elenco. Negli altri casi si potrà redigere un modulo apposito conforme alla procedura di qualità.

Anche su questo documento va apposta la firma del cliente e dello studio e una copia va rilasciata al cliente. 

In alternativa c'è la digitalizzazione e restituzione dei documenti. Lo studio separa quelli sensibili, applica due etichette sulla prima pagina dei due fascicoli e scansiona restituendo subito gli originali. Si evita cosi di prendere in carico gli originali e si lavora direttamente sulle copie elettroniche. 

La scansione crea due documenti uno in un archivio sensibile (solo codice contribuente e doppia password) l'altro nell'archivio delle dichiarazioni.

Modelli, trasmissione e ricevute

Lo studio procederà quindi alla formazione della dichiarazione, a generare il file di trasmissione e con la spedizione, potrà generare le ricevute e gli esiti.

Per prima cosa si dovrà procedere alla conservazione della copia pdf dei modelli trasmessi. Questi vanno indicizzati per anno di spedizione, contribuente, tipo documento, anno di riferimento.

Le ricevute vanno semplicemente salvate in formato PDF  e date "in pasto" al sistema di conservazione che provvederà alla estrazione delle pagine di competenza di ogni soggetto e all'abbinamento delle stesse al modello precedentemente archiviato.

Modelli e protocollo

I modelli che vengono inoltrati alle ditte, non avranno una ricevuta collegata, per questi il responsabile potrà collegare i messaggi Email o fax che attestano l'invio alla ditta .

Il protocollo delle comunicazioni, collegato al modello assolve pienamente alle esigenze di controllo e alla dimostrazione di assolvimento dei compiti. E' tuttavia opportuno che nell'incarico sia indicata la modalità di recapito delle comunicazioni e l'eventuale indirizzo email o numero fax da utilizzare.

I collegamenti e la fascicolazione possono collegare tra loro ogni tipologia di documenti comunque archiviati.

Chiusura Periodica

Con cadenza almeno annuale, e comunque prima della spedizione della dichiarazione dei redditi dell’anno successivo, l’intermediario dovrà provvedere all’assolvimento del compito di Conservazione, generando il supporto sostitutivo opportunamente firmato e marcato.

Gli archivi cosi ottenuti possono sostituire a tutti i fini di legge la conservazione cartacea.

Il processo è semplice, non occorre suddividere l'archivio per Azienda poichè, lo ricordiamo, questo è l'archivio dell'intermediario.

Tuttavia per le Ditte di cui si è provveduto ad effettuare la conservazione delle stampe, si può "aggiungere" al supporto fiscale dei libri e registri, una copia "informale" delle dichiarazioni e ricevute.

Conservazione lato contribuente

Anche il contribuente ha necessità di conservare una copia dei modelli dichiarativi trasmessi e un impegno a trasmettere sottoscritto dall'intermediario. 

E' possibile attivare un sistema di conservazione digitale lato contribuente ma questo è plausibile solo nel caso di aziende strutturate e dotate di firma digitale poichè i modelli richiedono la sottoscrizione in diversi parti.

Tuttavia laddove lo studio, l'azienda e gli altri eventuali soggetti coinvolti nelle sottoscrizioni (ad esempio il 770 richiede anche le firme del collegio sindacale, dei revisori etc.) sono in grado di effettuare un procedimento totalmente elettronico, potrà essere elettronica anche la copia contribuente.

In futuro con il contrassegno elettronico, si potrà (si spera) consegnare una stampa cartacea contenente il contrassegno della firma elettronica dell'intermediario.