La normativa

Con il D.M. 23 gennaio 2004 e successive modifiche è stata autorizzata la produzione e conservazione dei documenti fiscalmente rilevanti in modalità elettronica comunemente detta Conservazione Sostitutiva.

I libri e i registri, sono il classico esempio di documenti che possono essere prodotti e conservati elettronicamente poichè non vengono modificati dopo la produzione; possiamo quindi creare un file PDF, statico e garantirlo con la firma digitale.

Periodicamente dovremo attivare il processo di Conservazione, che consiste nella creazione di un supporto garantito da un file di chiusura contenente le impronte dei documenti, firmato e marcato dal responsabile della conservazione.

Per effettuare l’archiviazione dei documenti prodotti, dovremo quindi avviare un collegamento tra il software gestionale che genera i documenti e il software di Conservazione Sostitutiva, e fare in modo che ogni documento prodotto, venga opportunamente inserito nel sistema di conservazione e indicizzato con una serie di dati indispensabili per la ricerca.

La firma digitale garantirà l’originalità e integrità del documento; il processo di Conservazione garantirà la data di completamento e l’originalità dell’intero archivio.

L'applicabilità

Con il termine giornali e registri, si comprendono numerosi tipi di stampe, fiscali e non. Registri Iva e Liquidazioni, Libri Giornale, libri dei cespiti, Partitari, Giornali di magazzino, schede di magazzino, registri relativi alle operazioni Intra e dichiarazioni di intento, sezionali e riepilogativi.

Anche i Bilanci e gli Inventari possono essere conservati in modalità elettronica ma in questo caso, poichè si tratta di documenti che per loro natura devono essere sottoscritti dal Rappresentante legale dell’impresa, si consiglia di applicare una doppia firma, quella del rappresentante legale all’atto della produzione e e quella del Responsabile all’atto del processo di Conservazione.

Le fatture elettroniche, rientrano tra i documenti fiscali, ma a causa del loto trattamento con cadenza quindicinale, vengono trattate a parte. 

Rientrano tra i documenti fiscalmente rilevanti, anche i libri sociali quali il Libro dei verbali di assemblea, quello del Consiglio di amministrazione, dei Revisori, del collegio sindacale etc. 

Per questa tipologia va fatto un discorso specifico poichè trattasi di documenti che contengono più firme e vanno trattati con apposite soluzioni. 

I bolli informatici

I documenti soggetti a bollo, lo sono anche se prodotti in modalità elettronica. Il bollo sui documenti informatici va assolto con un versamento tramite modello F23 e una comunicazione da inviare alla competente Agenzia delle Entrate in cui si riporta il numero, le tipologie di documento che si intende produrre e l’importo dei bolli versati in acconto e a saldo.
L’acconto va pagato PRIMA DI METTERE IN USO IL LIBRO, il saldo va versato entro il 31 gennaio dell’anno successivo.
L’importo dei bolli non va calcolato in base alle pagine prodotte ma in base al numero di registrazioni ed in ragione di 1 bollo ogni 2500 o frazioni.

Che cosa si intenda per “registrazioni” viene chiarito dalla circolare n. 36 Dell’Agenzia delle Entrate. Nel caso sia difficile applicare il concetto di registrazione, si può prendere in considerazione le righe prodotte e considerare una riga come una registrazione.

Il saldo dei bolli si paga in funzione dei documenti formati" mentre per l'acconto la circolare 5/e afferma che va versato prima della prima registrazione, contrariamente a quanto affermato con le Circolari 92 del 22 ottobre 2001, 9/e del 30 gennaio 2002, 64/e del 01 agosto 2002 e dalle risoluzioni 85/e del 2002 e 161/e del 2007 . Discussione sul Forum

Supporti con data certa

Quando parliamo di documenti fiscalmente o civilmente rilevanti, dobbiamo adottare particolari precauzioni ed essere CERTI di poter esibire i documenti in qualsiasi condizione.

Il meccanismo di Generazione della Chiusura dell’archivio (che noi chiamiamo Masterizzazione) genera un estratto dei dati archiviati, sia di quelli di ricerca che quelli relativi ai documenti, alle firme etc.
L’insieme di dati che vengono generati va copiato su uno o più dischi ottici, o su server di conservazione o in cloud, unitamente al programma di consultazione ARCHIREADER.

Il risultato sarà quello di avere una copia di tutte le informazioni in un percorso di rete o in cloud accessibile anche dal programma, una copia degli stessi dati risiederà sui dischi ottici  o sul cloud  ma, trattandosi di copia di documenti elettronici, sarà ESATTAMENTE UGUALE all’originale quindi potremmo definirla UN SECONDO ORIGINALE. Se di copie  ne facciamo più di una, avremo altri originali che potremo conservare in luoghi diversi dal primo.

La data certa obbligatoria a conclusione del processo è quella generata dalla marca temporale che, essendo rilasciata da terzi, è certificata al minuto.

I formati di memorizzazione

Particolare attenzione però dovrà essere posta ai FORMATI con cui sono stati generati i documenti.

Il formato preferito è il PDF/A e il formato Tif per le immagini. il PDF è un formato che lascia abbastanza tranquilli riguardo la "leggibilità nel tempo". Benché vi sia stata una discreta evoluzione delle regole pdf,  i file pdf generati diversi anni fa, sono ancora facilmente leggibili e al di là del continuo aggiornamento del programma Acrobat (sia nelle versioni Reader che Writer si è arrivati alla undicesima versione) il formato del file vero e proprio ha subito solo poche trasformazioni .

Gli altri formati sono ammessi ma risulta difficile garantire l'inalterabilità e la leggibilità nel tempo, per diversi motivi. Una analisi dei formati ammessi e supportati verrà rilasciata come allegato alle regole tecniche (allegato 2)

Anche i supporti ottici hanno subito poche trasformazioni in questi anni ed è ancora leggibile il classico CD ROM cosi come il DVD e i diversi tipi di file system (dischi magnetici) .

In caso di obsolescenza dei supporti o dei formati occorrerà un "Riversamento Sostitutivo" che generi una versione aggiornata.

Tempi di produzione 

La normativa sulla conservazione informatica dei documenti fiscalmente rilevanti, non modifica la disciplina sulla tenuta e formazione dei documenti. Restano quindi validi i tempi stabiliti per le procedure cartacee. 

In particolare: Il libro giornale dovrà essere prodotto entro il termine ultimo di 90 gg dalla scadenza di spedizione della dichiarazione. Le aziende con anno fiscale allineato con anno solare, inviano la dichiarazione entro il 30/09 , il termine quindi di produzione è il 31/12.

Analogo termine abbiamo per tutte le altre stampe fiscali con eccezione del Libro dei cespiti che va formato PRIMA dell'invio della dichiarazione (entro il 30/09).

Gli altri soggetti (con anno fiscale sfalsato) dovranno regolarsi sempre con il termine di invio della dichiarazione che, in genere, è 9 mesi dopo la chiusura dell'esercizio. 

La data certa sui documenti

La marca temporale che viene applicata OBBLIGATORIAMENTE al file di chiusura del supporto sostitutivo al termine del processo di conservazione da una data certa anche tutti i documenti contenuti. 

Si può verificare (come nel caso dei Cespiti) che si voglia dare una data certa al singolo documento. 

In questo caso oltre a formare un file statico e applicare la firma digitale del soggetto che lo produce o di quello che lo conserva, si può aggiungere una marca temporale specifica. 

In questo caso si troverà in archivio oltre al file originale pdf, il file p7m che rappresenta la firma e il file tms che rappresenta la marca temporale 

Altre forme di firma e di marcatura possono generare solo il file pdf (firme Pades) in questo caso per verificare la firma occorre aprire il documento e fare una verifica manuale. 

L'invio dell'impronta. 

L'articolo 5 del DM 23/01/2004 prevede che per "estendere" la validità dell'archivio informatico, il soggetto titolare del documento provveda ad inviare direttamente o tramite intermediario, una comunicazione contenente l'impronta dell'archivio e una serie di dati integrativi che permettono di identificare il soggetto titolare, il responsabile, i tipi di documenti archiviati ed i periodi presi in esame. (provvedimento n. 2010/143663 dell'Agenzia delle Entrate)

La comunicazione può essere unica e comprendere tutti i supporti sostitutivi di tutti i documenti elettronici conservati. Si possono altresì creare impronte secondo criteri più personale (una per le fatture, una per i libri e registri etc.)

L'Agenzia ovviamente, preferisce impronte riepilogative, ma gli utenti altrettanto ovviamente, tendono a tenere separati procedimenti di conservazione che hanno tempi diversi.

Contenuto dei supporti sostitutivi

I supporti sostitutivi contengono: i metadati di ricerca dei documenti , i files che rappresentano i documenti veri e propri, almeno 1 file riepilogativo delle impronte dei documenti che formano il supporto, la firma digitale del responsabile, la marca temporale applicata sul file di chiusura.
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