Introduzione

Anche nel ciclo degli acquisti la conservazione sostitutiva può significativamente migliorare la velocità e la precisione dei processi. Valgono gli stessi principi già illustrati, si può digitalizzare tutto è solo un problema di organizzazione e volontà ma se si riesce nell'obbiettivo i risparmi saranno decisamente significativi

Fatture fascicolate

In una gestione semplice potremmo già pensare di smaterializzare il fascicolo Fatture di Acquisto, con la semplice etichettatura e scansione, come abbiamo già visto nell'esempio relativo agli studi, il fascicolo della fattura viene "catalogato" con i dati contabili e per creare una relazione tra i dati e il documento si usa una semplice etichetta con codice a barre che riporta i valori "chiave" del documento.

Ciclo completo

E' tuttavia possibile costruire un archivio più completo capace di supportare l'intero ciclo degli acquisti, dalle richieste di acquisto alla trattativa con i fornitori e infine i carichi di magazzino e le fatture. Per fare questo occorre una analisi più completa delle esigenze e degli iter seguiti.

Protocollo degli acquisti

Al pari dell'ufficio commerciale, anche l'ufficio acquisti può disporre di un proprio protocollo di area dove far confluire le richieste effettuate ai fornitori e le offerte di questi oltre a tutte le comunicazioni inerenti tale attività.

Richieste e ordini

Laddove le richieste di acquisto e gli ordini a fornitori vengono redatti con un sistema gestionale, si può facilmente attivare l'archiviazione automatica e procedere alle autorizzazioni e alla certificazione dei documenti tramite la firma digitale.

Ricordiamo che un documento non modificato può essere conservato in modalità elettronica anche se viene spedito in modalità cartacea.

Uno dei vantaggi della conservazione elettronica delle pratiche di acqusto, sta anche nel fatto di poter facilmente collegare documenti tecnici, capitolati, specifiche redatte da altri reparti e conservate elettronicamente dagli stessi. Con un permesso di accesso in lettura, l'ufficio acquisti può accedere agli archivi tecnici e usufruire della documentazione "originale" preparata dagli stessi.

Bolle Fornitori

Per i documenti relativi alla movimentazione di magazzino, possiamo utilizzare la stessa tecnica delle etichette già accennata per le fatture. Al ricevimento della merce e della relativa bolla il magazziniere applicherà sul documento una etichetta con codice a barre che verrà utilizzata sia per la scansione (l'etichetta funge da separatore dei documenti) sia in fase di codifica. Difatti, durante le operazioni di carico nel sistema gestionale, l'operatore dovrà riportare nel movimento il codice della etichetta applicata. Questo consentirà di "abbinare" l'immagine della bolla al movimento di magazzino e di attivare la visualizzazione della bolla dal sistema gestionale.

Fatture Merci

Nel caso in cui si gestisce l'acquisizione delle bolle, il fascicolo fattura non sarà più composto da tutti i documenti relativi all'acquisto, ma conterrà la sola fattura. Per consentire la creazione automatica dei collegamenti con le bolle e, di conseguenza, con gli ordini, con le richieste e le comunicazioni perchè i collegamenti sono ereditari, unica cosa che dovremo fare sarà quella di generare dal sistema gestionale una stampa del riepilogo dei carichi per fattura. Con l'elaborazione di tali dati il programma sarà in grado di ricollegare il documento fattura con i documenti richiamati nello spool del magazzino.

Archivio Sostitutivo

Da quanto sin qui descritto ne risulta che le possibilità per l'ufficio acquisti e contabilità fornitori di "smaterializzare" completamente l'archivio e renderlo disponibile in modalità elettronica, è a tutti gli effetti facilmente realizzabile, anche se è difficile disegnare un modello operativo che si possa adattare a tutte le realtà, è tuttavia possibile configurare il sistema documentale affinché fornisca tutto il supporto necessario all'iter utilizzato dall'azienda.