I documenti contabili 

Gli archivi principali della contabilità sono le fatture emesse e quelle ricevute e abbiamo già visto che esiste la possibilità di crearle e riceverle in formato elettronico e di convertire in elettronico quelle cartacee,

La stessa regola si può applicare agli altri documenti contabili che provengono dalla gestione finanziaria, da quella del personale e da altre fonti per cui laddove è possibile ricevere un documento elettronico, possiamo attivare una conservazione totalmente elettronica e in caso di documento cartaceo acquisirne l'immagine e conservarla come elettronica. 

Nella gestione "tradizionale" i documenti diversi dalle fatture non vengono numerati progressivamente e conservati in faldoni separati per argomento (banche costi rimborsi etc.),e  all'interno di ogni tipologia sono di solito ordinati per data. Anche questo si può modificare e utilizzare, come per le fatture, un progressivo (generale o per tipologia) . Il progressivo va riportato nella registrazione contabile e fungerà da collegamento .

Nel caso di costi registrati in maniera riepilogativa (esempio Rimborsi spese) si potrà seguire l'organizzazione gestionale e portare nell'archivio contabile solo il prospetto di sintesi (magari in forma elettronica con firma digitale evitando la scansione) e collegarlo ai documenti analitici gestiti direttamente dagli interessati in archivi specifici condivisi.

I documenti bancari

Quasi tutte le aziende oggi dispongono di un sistema di Home Banking o Corporate Banking, (C.B. da 1 solo programma si gestiscono tutti i rapporti bancari ).

Da questi sistemi è, in genere, estremamente semplice produrre le contabili in formato elettronico. La loro conservazione in modalità elettronica, assolve pienamente a qualsiasi esigenza di controllo, fiscale e civilistica. 

Attivando la protocollazione automatica di questi documenti si otterrà una conservazione immediata e la disponibilità in rete per la registrazione da parte degli utenti o di programmi adeguati di interpretazione. 

Le contabili cartacee dovute ad operazioni di sportello, seguiranno la strada della scansione e andranno a completare l'archivio. Trattandosi di originali non unici, la scansione è sostitutiva a tutti gli effetti del cartaceo che, completato il procedimento, si può buttare. 

Archivi accessori come quello dei contratti , delle condizioni, della direzione, etc. possono fornire ulteriori fonti di collegamenti. ad esempio può essere comodo semplice e utile collegare tra loro le fatture relative ad una operazione di leasing, il contratto, gli addebiti, e perché no, copia del libretto del mezzo o delle specifiche tecniche o di qualsiasi altro documento utile alla gestione della operazione.

La raccolta dei documenti negli studi

Negli studi tributari e nei centri servizi, è particolarmente utile attivare un "sistema di raccolta dei documenti", diversamente si rischia di non sfruttare la possibilità di conservare Fatture elettroniche.

Si tratta di fornire un accesso alle ditte clienti e un metodo per trasmettere le scansioni dei documenti cartacei e i file di quelli elettronici.

Ovvio che è rivolto a quelle ditte clienti che hanno una minima struttura informatica, vale a dire un pc, uno scanner o un multifunzione e un collegamento ad internet.

Il cliente ha il compito di preparare i documenti, che consiste nel memorizzare quelli ricevuti in formato elettronico in una cartella e acquisire le immagini di quelli cartacei DOPO aver applicato l'etichetta progressiva che gli viene fornita dal centro servizi.

Tramite un piccolo programma gratuito invia i file al centro . I documenti cartacei vengono ordinati in base alle etichette, quelli elettronici subiscono il protocollo elettronico in base all'ordine di arrivo.

Il collegamento con la contabilità consente di completare i campi di ricerca e se i programmi dialogano correttamente di richiamare il documento da record contabili

La scansione massiva dei documenti cartacei

Nei centri servizi si elaborano ancora molti documenti cartacei e se non si adottano metodologie di acquisizione veloce, il sistema di conservazione dei documenti contabili diventa pesante e scomodo da gestire.

L'etichettatura dei documenti con codici a barre ha due scopi, il primo è quello di dividere i documenti, il programma di elaborazione ogni volta che trova l'etichetta considera quella come una prima pagina di un nuovo documento. Questo permette di inserire nello scanner una serie di documenti anzichè uno per volta.

La seconda funzione delle etichette è quella di fornire i dati di base per la codifica. Nella etichetta normalmente viene indicato il codice della ditta, il tipo documento , la serie e il numero progressivo. Questi dati con l'aggiunta dell'anno fiscale (impostato in partenza) si crea la chiave univoca di un record contabile. Che si tratti di fatture, contabili bancarie costi poco importa, sarà il codice del tipo documento a esplicitarlo.

La scansione massiva e la raccolta elettronica  insieme, possono ridurre  notevolmente il traffico di fogli di carta , ridurre i tempi di elaborazione, aprire la strada al riconoscimento elettronico e semplificare enormemente la conservazione .

Integrazione con il software gestionale 

L'integrazione può essere realizzata facilmente con la creazione di chiavi univoche che consentono ai programmi di dialogare e aggiornarsi reciprocamente.

Con le funzioni di visualizzazione (DocFinder) dal gestionale si richiama il documento archiviato, si accede alle firme digitali, alle funzioni di spedizione, ai fascicoli, ai documenti collegati e alle annotazioni.

L'aggiornamento dei collegamenti è trasparente per l'utente e immediato nel caso in cui si attivi la digitalizzazione prima della registrazione. I comandi per la visualizzazione dei documenti possono essere inseriti nella prima nota, nei partitari, nei movimenti commerciali. 

La conferma delle registrazioni genera l'aggiornamento dei dati di conservazione per consentire ricerche agevoli anche in assenza del software gestionale. 

Conservazione sostitutiva

L'azienda o lo studio che arriva a gestire in modalità digitale anche i documenti contabili ha sicuramente compreso che il processo di archiviazione non ha valore se non viene confermato e validato dal processo di conservazione. Per cui periodicamente e a seconda delle esigenze fiscali e organizzative si procederà al processo di consolidamento degli archivi e alla generazione dei supporti sostitutivi. 

Per le fatture elettroniche di cui non si dispone di una copia cartacea, il processo è quindicinale, per gli altri documenti solo elettronici è almeno annuale, per i documenti di cui si possiede copia cartacea, la conversione in formato digitale può essere svolta in qualsiasi momento ma la distruzione del cartaceo è ammessa solo al termine del processo di conservazione.