Introduzione

L'applicazione della conservazione sostitutiva in ambito aziendale permette di smaterializzare interi cicli operativi. In questo primo esempio affrontiamo il ciclo delle vendite ipotizzando un iter completo, dove tutti i documenti prodotti e necessari si trovano all'interno del sistema documentale.

E' importante sottolineare un aspetto, non vi è limite alla possibilità di digitalizzare documenti, informazioni e qualsiasi altro tipo di "oggetto" informatico. Tanto per fare un esempio i filmati, i documenti, i testi, le immagini che trovate in questo sito, non sono conservati in cartelle del server e basta, ma sono codificati all'interno del data base documentale e possono essere collegati, fascicolati al pari di fatture e documenti classici. Non è quindi fantascenza pensare che il DDT automaticamente colleghi i CERTIFICATI DI GARANZIA o le Istruzioni per il montaggio, è solo un problema di organizzazione e partecipazione di tutti i soggetti alla formazione dell'archivio elettronico.

Protocollo commerciale

Nelle aziende è particolarmente utile attivare i protocolli di Area, tra cui quello relativo ai documenti inviati e ricevuti dall'ufficio commerciale.

Il protocollo tenuto in modalità informatica, permette di integrare in un unico contenitore i documenti inviati e quelli ricevuti, indipendentemente dal modo in cui vengono inviati e ricevuti. Per cui documenti cartacei, fax, email possono coesistere all'interno di archivi comuni dove le chiavi di ricerca sono i clienti e i documenti che si sono scambiati.

Il protocollo deve contenere la versione INVIATA del documento, se ad esempio predisponiamo una offerta come file WORD e la inviamo per email in formato PDF, nel protocollo dovremo inserire la copia della email spedita e le eventuali ricevute (se inviata tramite PEC ricordiamo che le ricevute da conservare sono 2, la conferma di recapito e quella di consegna)

Condivisione files

La prima necessità sarà quella di archiviare le bozze dei documenti redatti con i vari programmi di produttività individuale. Se utilizziamo Microsoft Office, possiamo inviare i documenti prodotti direttamente in archivio e indicizzarli con il minimo delle informazioni richieste dal responsabile.

L'archiviazione di un file prodotto non richiede più tempo della memorizzazione in un disco di rete; i vantaggi sono diversi, dalla sicurezza, alla reperibilità, alla facilità con cui si possono gestire le diverse versioni. Inutile dire che anche il fatto di non dover "scartabellare" i percorsi di memorizzazione condivisa con il mouse fa risparmiare tantissimo tempo e aumenta significativamente il livello di sicurezza.

Se anche per le Bozze e i documenti informali adottiamo le misure della conservazione sostitutiva (firma e chiusura periodica), avremo un livello di sicurezza ALTISSIMO e la tranquillità di non modificare mai, neppure per errore, un documento già archiviato.

Ordini e conferme

Nella ipotesi che stiamo sviluppando, gli ordini ricevuti dal cliente andranno ovviamente protocollati e a fronte di ogni ordine verrà emessa una Conferma D'ordine che potrebbe essere anche inviata al cliente per la sottoscrizione.

Possiamo quindi archiviare automaticamente il file generato dal sistema gestionale e, se è stato inserito il riferimento al Protocollo di ricezione dell'ordine, ottenere un collegamento tra la conferma e l'ordine stesso.

Se la conferma d'ordine viene inviata al cliente per la sottoscrizione, annoteremo nel protocollo l'invio e la ricezione della copia sottoscritta COLLEGANDO entrambi alla conferma d'ordine.

In queste fasi se le attività vengono svolte da persone diverse è estremamente utile la notifica che permette di segnalare ai vari utenti l'arrivo di nuovi documenti.

I D.d.t.

I documenti di trasporto anche se vengono generati in modalità elettronica, devono essere conservati tramite l'acquisizione dell'immagine del documento cartaceo, questo perchè il DDT viene modificato dopo la stampa con l'apposizione manuale dei dati del trasporto e le firme del conducente e destinatario (o corriere dipende dai casi).

Si possono sfruttare gli automatismi della scansione massiva, applicando già in fase di stampa, un codice a barre sul DDT. Come si evince dallo schema il sistema documentale archivierà prima il documento informatico con tutti i dati di ricerca, poi quando ritorna la copia cartacea firmata, sarà in grado di consentire la scansione massiva e l'abbinamento dell'immagine al ddt elettronico precedentemente archiviato. A seconda dei cosi il codice a barre dovrà contenere

Le Fatture

Come abbiamo visto nei capitoli precedenti, la fatturazione può essere completamente elettronica e sostitutiva. In ambito aziendale si potranno utilizzare anche le funzioni di collegamento che permettono di legare la fattura ai documenti di trasporto (che a loro volta sono legati alle conferme d'ordine).

Questo evita di dover allegare alla fattura una copia dei DDT.

Sistema Qualità

Se è in uso un sistema di qualità e si procede alla gestione elettronica anche dei modelli, si possono semplificare numerose attività e renderle compatibili con la conservazione elettronica.

Immaginiamo una fase come il riesame dell'ordine, questo comporta, in genere, l'apertura di un documento dove riportare i risultati del riesame. Tale documento va riepilogato in un prospetto mensile degli ordini e dei relativi riesami.

Con la gestione elettronica, l'utente che deve aprire un nuovo verbale, effettua una semplice ricerca, un click ed ha già un nuovo documento pronto. Indica i dati relativi al riesame ed il documento è già archiviato, provvede alla compilazione, firma con firma digitale, altrettanto fanno gli altri partecipanti e così si completa il ciclo del riesame, senza produrre un foglio di carta ma avendo a disposizione tutti i documenti necessari.