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L'uso delle email nelle comunicazioni interne, in alcuni casi raggiunge proporzioni abnormi. Quando inviate un documento per conoscenza a 5 persone, in realtà mettete in circolo sulla vostra rete 6 copie dello stesso file. Se in questo procedimento avete utilizzato l'Email con ricevuta, otterrete anche 5 documenti di risposta (in totale 12 messaggi nel server di posta), ipotizzando l'invio di un file di 5 mb, il traffico totale è di 25 mb sulla rete (+ le eventuali copie di sicurezza). Questa "Ridondanza" di copie può essere facilmente combattuta con l'utilizzo delle funzioni di Notifica. La notifica non INVIA UNA COPIA ad ogni destinatario, ma invia un LINK che consente di accedere al documento originale. Quando l'utente attiva la ricevuta, questa viene automaticamente archiviata e all'utente che ha inviato il documento viene aggiornata la lista delle notifiche sospese. Esattamente il contrario dell' email, dove per sapere chi non ha letto il documento dobbiamo spulciare tra le ricevute e capire chi non ce l'ha ancora inviata. L'uso delle notifiche, semplifica, velocizza e rende sicure le comunicazioni interne e RIDUCE DRASTICAMENTE la quantità e la dimensione delle email interne, rende unico il documento e consente un NOTEVOLE risparmio di memoria disco.
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