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Abbiamo avuto notizia solo oggi che nei mesi passati c'è stata una  ispezione dei funzionari di Banca d'Italia ad un nostro cliente che gestisce servizi finanziari.

Il Cliente in questione gestisce in modalità digitale tutte le pratiche, il protocollo e numerosi altri documenti .

Gli ispettori hanno utilizzato gli archivi digitali, senza mai richiedere il cartaceo e senza rilevare alcuna incompatibilità con le norme.

Proprio ieri invece un cliente di Trapani, ci ha informato della conclusione di una ispezione della GDF ad una ditta che effettua la conservazione digitale di registri, libri e fatture.

Anche in questo caso nulla da eccepire, archivi perfetti, firme coerenti . SI sono annotati l'impronta degli archivi dicendo che verificheranno la comunicazione che invieranno quest'anno per controllare se l'impronta corrisponde.

Per questo nucleo della GDF era la prima ispezione in una azienda con archivi digitali.

Nel complesso sono circa 400 le verifiche di cui abbiamo avuto notizia (lavorando con Commercialisti complessivamente serviamo qualche centinaio di migliaia di soggetti fiscali), non ci sono mai state contestazioni sulla modalità di conservazione . Sono notizie che fan piacere.

Ci sono giunte diverse domande in merito all'obbligo o meno di inviare le impronte anche dgli archivi formati dagli intermediari .

RIcordiamo che questa categoria di utenti oltre alla conservazione dei propri documenti fiscali, può conservare elettronicamente una copia delle dichiarazioni e dei modelli trasmessi.

L'Agenzia delle Entrate con Risoluzione del 2007 (298e) ha ribadito che anche questi archivi rientrano tra quelli relativi a documenti tributari e che l'impronta di tali archivi va spedita con tempistica diversa da quella degli archivi che possiamo defiinire NORMALI.

La tempistica diversa è data dal fatto che il termine di conservazione delle copie delle dichiarazioni va calcolato in base all'anno fiscale in cui tale obbligo nasce per l'intermediario e non in base all'anno fiscale a cui la dichiarazione si riferisce.

PERO'

Nelle disposizioni relative alla spedizione dell'impronte, la stessa Agenzia ha VIETATO la trasmissione delle stesse tipologie di documenti in due comunicazioni distinte e NON HA previsto un campo apposito per distinguere i casi in cui l'intermediario trasmette documenti propri e/o documenti di terzi.

Quindi si verifica che se l'intermediario provvede alla conservazione informatica della propria dichiarazione e invia una comunicazione relativa ai propri archivi dove indica anche la conservazione dei modelli dichiarativi, si trova nella impossibilità di inviare una seconda comunicazione dove indicare i modelli dichiarativi conservati in qualità di intermediario.

Sarebbe bene che qualche Commercialista si informasse con l'Agenzia sul comportamento da tenere e , soprattutto, chiedesse se l'invio delle impronte relative agli archivi degli anni precedenti , decorre dall'anno 2012 o dal 2013 (il periodo di imposta 2010 viene trasmesso a settembre 2011 e secondo l'Ageniza la conservazione va effettuata entro settembre 2012 per inviare poi l'impronta a gennaio 2013.

In occasione della iniziativa Agenda Digitale per l'Italia, avevamo fatto 5 proposte documentate in questa pubblicazione  (1).

La seconda riguardava l'art. 2215 Bis che come sapete è stato modificato quest'anno (Commenti qui).

La terza era relativa al pagamento dei bolli sui documenti informatici. Lamentavamo il fatto che il pagamento dei bolli fosse solo cartaceo e seguito da una comunicazione (anch'essa cartacea) da inviare alla locale Agenzia delle Entrate.

Con Decreto del 8 Novembre , il Ministro Tremonti, scusate ex Ministro, ha deliberato che tali pagamenti possono essere effettuati con F24 ed in modalità telematica.

Inoltre le Agenzie hanno attivato la PEC (per ora solo a livello provinciale) appena saranno disponibili le PEC delle agenzie locali anche la comunicazione diventerà telematica.

Forse qualcuno legge le nostre proposte !!

Ora ci auguriamo che anche la prima  venga presa in esame visto che siamo ormai vicini alla scadenza e la Direttiva cee 2010/45 DEVE essere recepita entro l'anno.

Le impronte dei documenti informatici e quelle usate per la firma digitale e la marca temporale, dal 1' gennaio di quest'anno sono realizzate in formato sha 256.

Negli anni precedenti si utilizzava l'algoritmo sha1 ormai lo sapete visto che se n'è parlato parecchio.

La comunicazione delle impronte relative agli archivi informatici di documenti fiscalmente rilevanti prevista dal DM 23/01/2004 e regolata dal Provvedimento dell'Agenzia delle Entrate n. 2010/143663  va inviata per i documenti del periodo fiscale 2010 e per quelli precedenti.

Dunque tutti i precedenti sono in formato sha1 e quelli più vecchi hanno anche i certificati di emissione scaduti (il certificato di emissione delle marche ha durata di 4 anni)

Se si invia una comunicazione contenente tali tipologie di marche temporali, accade che il programma di verifica delle marche temporali dice che sono valide, ma il servizio di ricezione delle comunicazioni dice che non sono valide.

Abbiamo avvisato tutti da tempo ma sembra che la cosa non interessi a nessuno. Siccome ci risulta che ci siano in giro centinaia di migliaia di impronte calcolate in questo modo, con il prossimo aggiornamento proporremo a tutti i nostri clienti di fare un "calcolo preventivo" delle comunicazioni da generare e di comunicarci il risultato via internet.

Sarà una operazione velocissima che vi richiederà solo due click e sarà l'occasione per verificare che i supporti sono tutti in linea.

Riteniamo che il calcolo vada fatto su tutti gli archivi relativi a documenti fiscali a partire da quelli relativi ai documenti fiscali del periodo 2006 .

La situazione attuale è ben rappresentata dalla immagine che trovate sotto.

Per coloro che effettuano la conservazione delle fatture e che hanno numerose impronte per ogni anno, stiamo predisponendo la gestione delle super impronte. Queste le potete già calcolare con le utilità presenti nel comando ArchiMaster , funzione Gestione Impronta universale. Quello che verrà aggiunto sarà un archivio per la conservazione e la possibilità di generare automaticamente comunicazioni dalla super impronta.

L'archivio sarà unico quindi in caso di consegna delle super impronte ai clienti si dovrà provvedere a generare estratti per ditta.

Cosa accade oggi con le impronte sha1

E' stato pubblicato ieri il programma per il controllo delle comunicazioni dell'impronta versione 2.0.2

Mi sembrano risolti i problemi delle Anagrafiche, ma (secondo me) il campo caf mantiene delle stranezze, deve essere valorizzato anche se trasmette un intermediario vuole 5 caratteri per forza. Che vi devo dire io non conosco i codici dei caf, saran così. 

Prossimi giorni rilasciamo update.

Rilasciata una versione aggiornata dello schema della comunicazione e del modulo di controllo (Attuale è la Versione 2.0.0 del 03/11/2011)

Fino all'aggiornamento dei programmi non sarà possibile generare alcuna comunicazione poichè vengono modificati dei campi.

Non ho guardato quali sono le differenze nel dettaglio, a occhio mi sembra che sia stato introdotto un campo in più per consentire l'invio da parte di soggetti diversi dagli intermediari.

Fino a ieri le spedizioni con impronte sha1 non venivano accettate. Vedremo con questa versione se cambia qualche cosa.

Maggiori info nel forum http://www.multimediait.com/Forums/Thread.aspx?pageid=67&mid=78&ItemID=2&thread=11&pagenumber=2

Interessante l'intervento a Dig Eat 2011 della Dottoressa Annalisa Cazzato (Agenzia delle ENtrate direzione contenzioso), "il mancato invio dell'impronta relativa agli archivi informatici comporta sicuramente una sanzione da 258 a 2058 euro . Poi sarà il verificatore a valutare le condizioni di tenuta e potrebbe anche decidere che la tenuta non è conforme quindi considerare l'archivio non valido". Ergo procedere ad accertamento induttivo .

Da domani l'aliquota iva 20% passa a 21% pertanto tutte le consegne di merce e servizi effettuati fino al 16 settembre vanno fatturati con la vecchia iva, dal 17 in poi con la nuova