Ringrazio l'amico e cliente Paolo Tomasi che molto gentilmente ogni tanto mi invia qualche articolo preso da varie riviste che si occupano di fisco e tributi e mi fa capire quanta confusione c'è intorno alla conservazione digitale dei documenti e quanta "approssimazione" c'è in chi fa le leggi e in che cerca di interpretarle.
L'articolo 2215 bis aveva un difetto prima e ce l'ha anche dopo le modifiche. Parla di Marcatura temporale e firma digitale. La Marcatura temporale non esiste in nessuna norma esiste la Marca Temporale. (Marcatura è semmai l'azione di applicazione di una marca).L'altro aspetto è che la firma digitale va posta prima della Marca temporale e non viceversa come citato dalla norma.
Questo significa che non possiamo prendere l'articolo alla lettera altrimenti non riusciamo a capirne il senso e dovremmo rimandare il tutto al mittente come non applicabile. Certo è che se chi scrive le leggi facesse più attenzione a non commettere errori, sarebbe più facile per tutti applicarle.
Per quanto riguarda i dubbi (assurdi) posti da alcuni giornalisti, ricordiamo alcune cose semplici.
1 - Tutte le norme relative ai documenti informatici definiscono un periodo massimo entro il quale occorre completare il processo di conservazione. Il nuovo articolo 2215 bis non si occupa del processo di conservazione ma degli obblighi di numerazione e prevede che almeno una volta all'anno venga applicata firma e marca temporale del titolare o di un suo delegato AI DOCUMENTI , non ai file di chiusura degli archivi che vengono predisposti per la conservazione.
E in ogni caso rimanda alla normativa fiscale per tutti i casi da essi specificati, ad esempio per le fatture la conservazione va completata con cadenza ALMENO quindicinale , per il Libro unico è Mensile.
Si tratta di cadenza MASSIMA , nessuno vieta di farlo più frequentemente.
2 - Il documento informatico deve essere SEMPRE accompagnato da firma digitale altrimenti la sua validità diventa discutibile, fatto salvo per le copie informatiche di documenti analogici ottenute acquisendo l'immagine del documento fisico. Solo in questo caso la norma fiscale consente una semplificazione e limita l'applicazione della firma alla sola fase di conservazione.
In tutti gli altri casi in cui si forma un documento informatico è INDISPENSABILE applicare la firma digitale INDIPENDENTEMENTE dal fatto che questo verrà portato in conservazione e di conseguenza verrà applicata una ulteriore firma non sul singolo file , bensi sul file che riepiloga i documenti che fanno parte di un determinato lotto di conservazione e che formano un volume di conservazione (volume intendo un supporto sostitutivo)
3 - La marca temporale è un elemento che fornisce al documento informatico una data certa opponibile a terzi. Se ad esempio realizziamo una stampa elettronica di un giornale dal 01 al 30 giugno e vogliamo dare a questo documento informatico una data certa, dovremo applicare sullo stesso la firma digitale E LA MARCA TEMPORALE.
Nessuno però ci vieta di portare in conservazione TUTTI i libri e giornali prodotti nel periodo 1/1 30/6 e di applicare la marca sul file di chiusura del supporto. Otterremo ugualmente una data certa opponibile a terzi poiché il sistema di chiusura degli archivi, cosi come definito dalla delibera CNIPA 11/2004 prevede che il file di chiusura riporti le impronte di tutti i files che ne fanno parte e che sullo stesso venga applicata firma e marca del responsabile. Prevede anche che il Responsabile METTA A DISPOSIZIONE il software necessario per le veriifche.
Il file di chiusura funge in pratica da SCATOLONE, la firma del responsabile e la marca temporale sono una sorta di chiusura con ceralacca, quello che c'è dentro lo scatolone non può essere inserito DOPO che abbiamo chiuso con ceralacca lo scatolone ma deve essere PER FORZA presente prima della chiusura. Per deduzione logica quindi il sigillo esterno (firma e marca del file di chiusura) fornisco data certa aquel che sta dentro lo scatolone che sarà stato inserito sicuramente in data precedente.
4 Che cosa manda in confusione alcuni commentatori.
Alcuni commentatori vanno in confusione perché tra la normativa fiscale e quella civile esiste comunque una differenza. La norma civile IMPONE l'applicazione della firma e marca almeno una volta all'anno.
La normativa fiscale, IMPONE la generazione dell'impronta dell'archivio e la trasmissione della stessa UNITAMENTE ALLA MARCA TEMPORALE entro il 4' mese successivo alla presentazione della dichiarazione dei redditi (non il 3' come dice qualcuno).
Significa che entro gennaio 2012 dovrà essere inviata all'Agenzia delle entrate l'impronta degli archivi relativi ai documenti PRODOTTI nell'anno 2011.
Come vedete se applichiamo la marca nel 4' mese siamo oltre 1 anno ma gennaio è il termine massimo per la spedizione dell'impronta dell'archivio, nessuno vieta di effettuare l'operazione di chiusura entro DICEMBRE e con questa rientrare nel termine di 1 anno previsto dalla normativa civile.
La norma fiscale non richiede la marca temporale sul singolo documento ma un semplice Riferimento temporale (una data fornita dal sistema e annotata unitamente al documento)
5 Una marca temporale in più incide veramente poco.
Rimane aperta anche la possibilità di applicare la marca SUI DOCUMENTI entro il termine di 1 anno e di effettuare la chiusura entro il mese di gennaio dell'anno successivo. Saremmo in regola sia con i tempi di produzione dei documenti che con quelli di generazione dell'impronta dell'archivio e spedizione della stessa .
In questa ipotesi dovremmo produrre documenti informatici, firmarli e applicare la Marca temporale su ognuno, entro gennaio fare la chiusura dell'archivio con firma e marca.
Spero di essere stato chiaro in ogni caso sul numero 11 di Archivio Informatico che è in corso di stesura vedremo di approfondire questi argomenti in modo da eliminare ogni dubbio.