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Con la risposta ad un interpello posto dai consulenti del lavoro, la direzione generale per l'attività ispettiva al ministero del Lavoro dà il suo benestare alle buste paga totalmente elettroniche.

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In questi giorni si è discusso sulla gestione delle Email e in particolare delle Pec. Ripassando la lezione, sono andato a vedere nel dettaglio come la gestiamo noi. Premetto che siamo una micro impresa con 10 persone ma che utilizziamo le stesse tecnologie e gli stessi processi di grandi imprese.

La posta normale

La posta elettronica "normale" (non certificata) è ricevuta tramite due domini. Il primo con suffisso .it e un secondo con suffisso .net più recente .

Dominio it

è gestito su un server esterno. Sono gli indirizzi email più vecchi per cui quelli che ricevono maggior spam (attivati nel 1998).

Filtri spam e virus

Sul server esterno sono attivi diversi filtri, il primo RIGETTA le email che provengono da server indicati come spammer.

Queste email non vengono proprio accettate, quindi non viene memorizzato nulla se non il rifiuto in un log.

Le email che passano il primo filtro, finiscono in un secondo filtro che elimina quelle con virus.

Le sopravvissute, vengono passate ad un terzo filtro che identifica quelle che "sembrano" spam. Nel fare questa terza analisi i parametri sono ampi per evitare di scartare anche quelle che non sono spam e che devono giungere in azienda. Lo spam viene memorizzato in cassette di posta temporanee che dopo un pò di tempo si svuotano da sole, o meglio arrivate ad una certa dimensione si eliminano le piu vecchie.

Quelle che passano il 3' filtro vengono recapitate al server interno che le smista

Recapito al client

Ogni client ha un ulteriore filtro che elimina altro spam e lo mette nella cassetta Indesiderata dell'utente, il quale può controllare o cancellare

Server interno

Il server interno è il gestore del suffisso .net quindi è un server front end. Qui esiste un sistema di backup che copia tutti i messaggi ricevuti su file esterni. Il limite è molto ampio nell'ordine dei centinaia di gigabyte quindi nel backup troviamo tutto quello che viene ricevuto fino a che non si arriva alla capienza massima poi i più vecchi vengono buttati.

Recapito al client ed evidenziazione spam

Tolti i virus, quel che rimane viene inviato ai client di posta, mantenendo però gli originali sul server.

I Client possono eliminare lo spam, cancellare le email non spam e recuperarle per 30 giorni.

Protocollo di quelle che riguardano gli affari

Per quelle che riguardano l'attività , si attiva il protocollo che invia il messaggio al sistema di conservazione, assegnando un progressivo di ricezione e compilando i campi mittente destinatario oggetto data.

Gli operatori possono aggiungere altre informazioni, ad esempio indicare la ragione sociale esatta del cliente (esiste una rubrica clienti per la codifica rapida e la traduzione del nome presente nell'email in ragione sociale ditta e nome cliente. I messaggi protocollati vengono cancellati dal server (una copia rimane nel back up iniziale)

Le Pec

Ora ci sono anche due indirizzi PEC, uno che riguarda l'azienda (casella di posta principale) e uno che riguarda le attività commerciali. Questi vengono scaricati da due client specifici ma memorizzati in caselle postali sul server interno. Per cui anche questi finiscono nella copia generale.

I client decidono cosa protocollare. Le ricevute di spedizione vengono collegate automaticamente al protocollo del primo invio e conservate in archivi separati dal protocollo anche se collegati.

La conservazione

Gli archivi del protocollo inviati e ricevuti, sono soggetti a conservazione sostitutiva. La cadenza è blanda nel senso che quando sono a posto, li masterizziamo. D'altronde non siamo un ente che concentra tutte le sue attività sul protocollo e anche per gli archivi di conservazione c'è un sistema di backup che mantiene copia di tutti i file cancellati e modificati.

Protocollo speciale Assistenza Tecnica

Le email inviate al servizio di assistenza seguono un protocollo speciale. Questo è collegato ad uno speciale elenco che comprende tutti i titolari di licenza d'uso dei nostri programmi. Questi possono essere clienti diretti dell'azienda o clienti di rivenditori o di distributori, quindi è una anagrafica più ampia rispetto al semplice elenco clienti fornitori che si ottiene dal sistema contabile.

La codifica particolare delle email di assitenza si è resa necessaria per consentire ad ogni utente di ritrovare in un solo contenitore tutte le questione trattate con i nostri tecnici. Nel protocollo assistenza difatti, confluiscono le richieste che il cliente inserisce direttamente, le email, le trascrizioni delle chat che si attivano durante i collegamenti di tele assitenza.

Perchè tutto questo "ambaradan"

Il motivo è semplice la quasi totalità delle nostre attività nasce da un messaggio di posta. Tramite posta ci arrivano tutti gli ordini di materiale, le richieste di licenza, i contratti.
Dal punto di vista delle norme, il codice civile IMPONE la conservazione delle "lettere e telegrammi" relative ad ogni affare (art. 2214) per un periodo di almeno 10 anni (art. 2220) , ma ormai lettere e telegrammi sono email, trascrizioni di chat, documenti elettronici formati tramite raccolta di dati sul web , etc. etc. Potevamo fare a meno di attivare sistemi ordinati e precisi di catalogazione e conservazione ? direi di no. Ma al tempo stesso non possiamo conservare ordinatamente tutto e tanto per dare un valore, la parte scartata (Spam, virus) pesa per l' 83% delle comunicazioni ricevute dai due server.

Collegamento con i documenti gestionali.

Se viene generata una conferma d'ordine che contiene il riferimento al protocollo, il sistema collega i due documenti automaticamente. Quando si protocolla una risposta invece si collega manualmente (si fa per dire basta una ricerca) al documento ricevuto e vice versa.

Pec senza spam

Sarebbe stato bello avere la PEC esente da spam e da virus. Si poteva fare vincolando la spedizione ad una accettazione da parte del destinatario, del dominio del mittente. Si poteva anche inserire come domini accettati di default quelli di tutti gli enti. Cosi si sarebbe evitato di avere lo spam anche nelle pec. Ma il legislatore ha preferito fare diversamente. Ognuno può avere l'indirizzo pec e inviare una email pec senza dover chiedere nulla.

Pubblicata in gazzetta la circolare 59 del 29 Dicembre emessa da Digitpa. Si riferisce alle modalità per presentare domanda di accreditamento da parte dei soggetti pubblici e privati che svolgono attivita' di conservazione
Il testo intero in pdf qui

Aperto anche un 3d nel forum per una discussione più ampia

FORUM CONSERVATORI ACCREDITATI

Sto studiando le nuove regole tecniche che sono state pubblicate e , in tutta onestà , sono preso da un serio sconforto. 

Questo che segue è il confronto tra l'articolo 3 (formazione del documento informatico) versione settembre e quella attuale. Ditemi voi se le modifiche apportate hanno migliorato o meno la stesura.

Per la cronaca era stata proposta questa impostazione (che eliminerebbe diversi articoli)

1 DOCUMENTO:
Rappresentazione di atti o fatti

2 DOCUMENTO DIGITALE:
Documento memorizzato sotto forma di sequenza di caratteri binari (comunemente detta file) su un supporto di memorizzazione digitale e identificato attraverso un nome (stringa di caratteri) e una estensione (stringa di caratteri successiva all’ultimo punto) che identifica il Formato del file, riproducibile tramite appositi dispositivi (hardware + software) identificabili in base all’estensione stessa. Il formato può essere identificato anche da attributi presenti all’interno del file stesso.

3 DOCUMENTO INFORMATICO:

Documento digitale la cui integrità e origine è rilevabile tramite una firma digitale

4 SUPPORTI DI MEMORIZZAZIONE DIGITALE:

Dispositivi elettronici, magnetici, ottici, o di qualsiasi altra natura adatti a conservare nel tempo informazioni digitali.

Formazione del documento informatico

il DOCUMENTO INFORMATICO:

 nasce con la memorizzazione di un file,

 si perfeziona con l’applicazione della Firma digitale,

 assume una data presunta con il Riferimento Temporale,

 una data certa opponibile a terzi con la Marca Temporale,

 entra a far parte di un Contesto con l’Archiviazione ,

 assume proprietà logiche con la Codifica

 ne viene garantita la fruibilità nel tempo con il processo di Conservazione

Difficile fare una quantificazione precisa delle comunicazioni inviate, ma possiamo stimare che siano più di 100.000 le impronte inviate correttamente all'Agenzia delle Entrate. Questo valore è molto prudente perchè nel 2010 avevamo 950 centri servizi attivi piu altrettante installazioni in aziende o altri tipi di attività a noi non note.

Se stimiamo che ogni centro servizi genera 100 comunicazioni arriviamo già al valore di 100mila in un anno. Ma siamo  a conoscenza di numerosi centri che superano abbondantemente le 300 ditte assistite e per ognuna formano due archivi separati, quello delle stampe fiscali e quello dei bilanci e inventari quindi 1 solo di questi può generare 600 comunicazioni anno e se ha inviato 5 anni da solo è arrivato a 3.000.

E' probabile che finito il caos, chiederemo ai nostri clienti di fornirci un dato preciso e sicuramente lo renderemo noto. Mi auguro che anche Sogei e Agenzia delle Entrate forniranno un dato di questa operazione.
Sicuramente sono ancora molti quelli che devono inviare, sono rimasti solo due giorni e anche se ci siamo resi disponibili questa mattina per l'assistenza, sembra che i ritardatari non intendano approfittarne e le chiamate sono veramente poche, pochissime rispetto alle 300 al giorno dei giorni scorsi.

In ogni caso val la pena ricordare che anche se il termine è il 31 gennaio, le disposizioni non prevedono sanzioni e non ci risulta che nei giorni successivi non si possano inviare, anzi abbiamo la certezza che si potranno fare invii anche dopo il 31, così come abbiamo notizie alquanto precise che NON CI SARANNO PROROGHE .

Per quanto concerne le impronte di archivi formati negli anni 2004 - 2007 abbiamo già dato delle interpretazioni (non sono fiscalmente rilevanti salvo i casi di accertamento in corso) e delle soluzioni (applicare una nuova marca temporale).

Capite bene che il problema non l'abbiamo creato noi, ma il certificatore e chi doveva controllare il suo operato.
Gli effetti di questi errori di rilascio delle marche non siamo in grado di quantificarli, pare che non se ne sia mai accorto nessuno o che nessuno abbia avuto il coraggio di dirlo (come nel nostro caso ma solo perchè eravamo gli unici  a rilevare questo errore quindi abbiamo peccato di modestia).
I nostri clienti in quegli anni erano ancora pochi (300 impianti installati) ma le marche temporali venivano usate in maniera massiva (nel 2004 - 2005 si usava marcare tutti i documenti per sicurezza)

Ora tutte quelle marche sarebbe non valide. Qualcuno prima o poi si degnerà di dirci cosa fare.

Tra l'altro parliamo di una spesa non indifferente, ognuno di quei clienti ha investito qualche centinaia di euro all'anno nell'acquisto di marche temporali, alcuni hanno superato le migliaia di euro.

Il problema più consistente nella formulazione delle comunicazioni è stato quello degli indirizzi, i controlli applicati sul Numero civico che non consente l'inserimento di caratteri minuscoli ha generato un sacco di problemi e richiesto la modifica di una marea di anagrafiche. Possiamo solo dire che l'avevamo previsto, non è un caso che in tanti interventi ci siamo lamentati della "ridondanza" di informazioni presenti nella comunicazione.

Non avevamo previsto invece la suddivisione delle dichiarazioni IRAP in 3 tipi. Fino ad oggi abbiamo gestito un solo codice (87 Modello Irap) e purtroppo non ci siamo accorti per tempo che serve maggiore analicità.

Purtroppo la correzione sarà disponibile Martedi 31 e il conteggio dei modelli dovrà essere effettuato a mano. In alternativa gli utenti possono correggere manualmente il file xml che viene generato automaticamente dai nostri programmi.

Gli archivi degli intermediari comunque sono stati molto problematici. Contengono una quantità enorme di documenti che non sono previsti dalla comunicazione (elenco clienti fornitori, variazioni ditte, spesometro) e soprattutto le date  dei documenti sono incoerenti con il periodo fiscale per effetto delle integrative e degli f24 e di alcune dichiarazioni che viaggiano in ritardo rispetto l'anno di spedizione che viene utilizzato come periodo di riferimento. L'applicazione della Risoluzione 298 del 2007 ha creato un sacco di confusione , avevamo già dal 2007 cambiato il nome degli archivi (chiamandoli con l'anno di spedizione) ma questo crea comunque confusione agli utenti perchè si spediscono dichiarazioni e modelli relativi all'anno fiscale precedente e a quello in corso (black list, intrastat sono dichiarazioni periodiche quindi molte sono relative all'anno in corso , l'ultima va a finire nell'anno successivo).

In ogni caso fa strano dover parlare di queste cose il giorno dopo dell'annuncio del pacchetto "semplificazioni" del Governo Monti che contiene, tra l'altro, la promessa di avvio dell'Agenda digitale per l'Italia.
Non so se lo ricordate ma LE NOSTRE 5 PROPOSTE avanzate proprio per l'Agenda Digitale comprendevano (tra le altre) quella di LIMITARE LA SPEDIZIONE DELLE IMPRONTE.

Alcuni avranno notato che le comunicazioni relative agli anni fiscali 2004, 2005 e 2006 vengono sistematicamente rifiutate.
Il problema è nel certificato di Infocamere che è sbagliato. FIno ad oggi nessuno ha evidenziato questo errore ma esiste da allora.

Non è colpa NE DEI NOSTRI PROGRAMMI ne delle operazioni che avete fatto quindi non potete fare nulla per rimediare se non andare ad applicare una nuova marca temporale sopra quella esistente.

Negli aggiornamenti trovate le istruzioni .

Per ArchiMedia clicca qui

Per Archivia Plus clicca qui

http://www.cndcec.it/Portal/News/NewsDetail.aspx?id=3bfe58f7-2272-45f5-b928-b26cecdeb165

Se l'indirizzo contiene numeri civici alfa numerici, il controllo genera errore.

non c'è soluzione, togliete la parte alfabetica, non dipende da noi ma dal programma di controllo di Entratel.

Abbiamo avuto notizia solo oggi che nei mesi passati c'è stata una  ispezione dei funzionari di Banca d'Italia ad un nostro cliente che gestisce servizi finanziari.

Il Cliente in questione gestisce in modalità digitale tutte le pratiche, il protocollo e numerosi altri documenti .

Gli ispettori hanno utilizzato gli archivi digitali, senza mai richiedere il cartaceo e senza rilevare alcuna incompatibilità con le norme.

Proprio ieri invece un cliente di Trapani, ci ha informato della conclusione di una ispezione della GDF ad una ditta che effettua la conservazione digitale di registri, libri e fatture.

Anche in questo caso nulla da eccepire, archivi perfetti, firme coerenti . SI sono annotati l'impronta degli archivi dicendo che verificheranno la comunicazione che invieranno quest'anno per controllare se l'impronta corrisponde.

Per questo nucleo della GDF era la prima ispezione in una azienda con archivi digitali.

Nel complesso sono circa 400 le verifiche di cui abbiamo avuto notizia (lavorando con Commercialisti complessivamente serviamo qualche centinaio di migliaia di soggetti fiscali), non ci sono mai state contestazioni sulla modalità di conservazione . Sono notizie che fan piacere.