Come avrete già appreso da alcuni articoli apparsi oggi sui quotidiani, si vocifera in maniera ormai insistente di unificare la scadenza dei termini di conservazione a 3 mesi dall'invio della dichiarazione dei redditi (e non da quella iva come sembrava in un primo momento).
La notizia viene dal Forum sulla fatturazione elettronica dove l'Agenzia ha anticipato l'intento di emettere una circolare che chiarisca diverse questioni.
Altra novità riguarda la conservazione delle fatture elettroniche che transitano tramite il Servizio di Interscambio (SDI). La conservazione che verrà effettuata è SOLAMENTE A FINI TRIBUTARI. Questo significa che l'utente per proprio uso "civilistico" dovrà provvedere autonomamente ad una conservazione A NORMA.
Infine una annotazione sui sistemi di conservazione. Non vi sono proroghe E TUTTI I SISTEMI DI CONSERVAZIONE IN USO a partire dal 11 Aprile devono essere conformi alla normativa in ogni loro parte.
Operativamente
La conformità di un sistema di conservazione comporta fondamentalmente l'adozione di alcune regole fondamentali.
1 - La sicurezza
Il sistema non è composto solo dal software utilizzato per la conservazione ma da tutti i dispositivi e le attività connesse alle varie funzionalità e ai vari procedimenti.
Il Conservatore DEVE garantire il livello di sicurezza più elevato e comunque non inferiore a quanto disposto dalla L. 196/2003
2 - La conformità agli standard
2.1 Modello Oais
Il sistema di conservazione è organizzato secondo il modello O.A.I.S. (Open Archival Information System) . Un modello che prevede 3 figure distinte e dove i processi vengono seguiti validati in ogni fase, dal versamento effettuato dal produttore alla conservazione e alla esibizione con la generazione dei pacchetti di distribuzione.
I nostri software garantiscono il pieno supporto di tale modello, distinguendo la fase di archiviazione da quello di conservazione e provvedendo a generare pacchetti di versamento, rapporti, pacchetti di archiviazione e di distribuzione. Occorre precisare che il nostro software è utilizzabile solo da quei soggetti dove la figura del produttore e del conservatore coincidono e non è adatto a sistemi che devono ricevere pacchetti di versamento da produttori diversi.
2.2 Indice di conservazione Sincro.
L'indice di conservazione Sincro (Uni 11386) è ormai consolidato sicuro affidabile e supportato da tutti i software. A partire dal 11 Aprile è ASSOLUTAMENTE OBBLIGATORIO utilizzare indici Sincro. Qualsiasi altra forma di creazione dei pacchetti di archiviazione sarà considerata non valida a prescindere dalle tipologie di documenti conservati .
2.3 Formati di conservazione
Anche i formati di conservazione devono essere conformi alla normativa che, tuttavia, lascia ampia scelta purchè motivata.
3 Conversione vecchi archivi
La norma lascia a discrezione del responsabile la necessità o meno di convertire i vecchi archivi. I ns. software non richiedono conversione e sono in grado di gestire indifferente pacchetti di archiviazione con indici in formato sincro e no. Tuttavia ogni responsabile dovrà effettuare delle valutazioni oggettive in base alle tipologie di archivi che si trova a gestire.
4 Lo scarto
Importante è e sarà gestire correttamente gli Scarti di documenti. Il conservatore deve conservare per il periodo indicato e, al momento opportuno, avvisare il titolare e procedere allo scarto come descritto nel manuale della conservazione.
5 Il responsabile
Il responsabile della conservazione deve GOVERNARE con attenzione e competenza l'intero sistema e coordinare le attività delle altre figure coinvolte. Il tutto deve essere documentato nel manuale della conservazione e nei manuali operativi.
AFFIDARE LA CONSERVAZIONE A TERZI
Alcune strutture DEVONO fare una attenta valutazione delle loro capacità di gestione del sistema di conservazione e nel caso in cui non vi siano TUTTI GLI ELEMENTI che consentono di garantire il corretto funzionamento, sarà necessario valutare l'affidamento a terzi del servizio di conservazione . La conservazione è un SISTEMA e come tale deve essere gestito (similmente a Qualità e Sicurezza a breve saranno disponibili anche percorsi di Certificazione).
Nei casi in cui la struttura non sia in grado di gestire tutto il processo di conservazione, potrà affidare a terzi (conservatori accreditati) la conservazione dei propri documenti. In questo caso il software consente di operare come SISTEMA DI VERSAMENTO verso il servizio CCT e di predisporre velocemente e completamente ogni tipologia di archivio compatibile con i modelli di conservazione CCT (Conservazione in Cloud TeamSystem ).