Microsoft Word e Excel
Microsoft Office è uno dei programmi più diffusi per la preparazione di testi (Word), di tabelle (Excel) e per la ricezione della posta (Outlook). Quando si installa il programma viene proposta l'installazione degli ADDINS per Microsoft Office i quali aggiungono al menu un Bottone che avvia l'archiviazione del file che si sta utilizzando o del messaggio selezionato. Il tempo per archiviare un file è inferiore al tempo necessario per scegliere una cartella dove salvarlo, e i vantaggi saranno innumerevoli. Non avremo più file sul nostro pc, ma saranno in rete, nel sistema documentale, dove i backup e le operazioni di masterizzazione li rendono sicuri e facilmente identificabili. Questo ci permette di "condividere" il nostro lavoro con i colleghi e di avere una sola copia del file. Se vogliamo la certezza assoluta che nessuno potrà modificarlo, possiamo aggiungerci la firma digitale.

Archiviazione delle Email con Outlook
Le email, ormai, costituiscono una grossa fetta delle comunicazioni e spesso vengono trascurate e conservate in malo modo. Nel caso di email importanti a volte si procede anche alla stampa. La conservazione elettronica è facile e grazie all'uso dell'addins per Outlook, otteniamo anche una precodifica del documento poiché i dati del mittente, del destinatario, l'oggetto e la data vengono passati automaticamente tra Outlook e l'archivio.
Outlook genera un file completo anche degli allegati quindi non avremo alcuna necessità di procedere all'archiviazione anche per il contenuto della email, in caso di necessità sarà sufficiente ricercare il messagio, aprirlo e visualizzare il contenuto.