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La conservazione digitale dei documenti fiscali, con il Decreto del Ministero delle Finanze del 17/06/2014 ha nuove scadenze, vediamo nel dettagli quali obblighi occorre osservare ed in che tempi.

Conservazione di stampe fiscali, libro giornale, inventari, cespiti, dichiarazioni. 

La norma fa riferimento ovviamente al periodo fiscale ed al termine di presentazione della dichiarazione. In un regime normale (anno fiscale coincidente con anno solare) il termine della dichiarazione è il 30/09.

La tenuta delle scritture e dei libri è disciplinata dall’articolo 7, comma 4 del DL n.357/1994 mentre la stampa dei libri sociali e registri obbligatori è disciplinata dall’art. 15 del DPR 600 del 1973 .

La stampa va effettuata entro 3 mesi dall'invio della dichiarazione dei redditi.

Nel caso di produzione di documenti elettronici la stampa coincide con la formazione  e la relativa sottoscrizione. quindi ENTRO IL 30.12. COME TERMINE ULTIMO i documenti dovranno esser formati ed inviati in conservazione.

Registro dei beni ammortizzabili 

Per il registro dei beni ammortizzabili, l’art. 16 del DPR 600/73 impone come termine di aggiornamento quello di presentazione delle dichiarazioni  pertanto il 30 settembre. Con il termine aggiornamento si può intendere l'inserimento di tutti i dati nel sistema meccanografico o la stampa vera e propria. 

Conservazione delle dichiarazioni

Le dichiarazioni vengono conservate da parte dell'intermediario e, in pochi casi, da parte del contribuente. Per quanto concerne la conservazione lato intermediario, questo conserva una "copia"  conforme ai dati inviati. Il documento NON RIPORTA la firma del contribuente e viene conservato al fine di assolvere gli obblighi a carico dell'intermediario. 

Pertanto nel considerare la scadenza dovremo tenere conto che l'obbligo di conservazione per l'intermediario, nasce nell'anno di imposta in cui la dichiarazione viene inviata. In sintesi tutte le dichiarazioni inviate nell'anno precedente , dovranno essere conservate entro la fine dell'anno in corso. Questo non significa che occorre produrre ora i documenti inviati un anno fa, significa che il termine ultimo per congelare l'archivio e affidarlo alla conservazione digitale sarà il termine dell'anno successivo. 

Per quanto concerne le dichiarazioni lato contribuente, nessuno vieta la conservazione digitale, ma va ricordato che tali documenti vanno "sottoscritti" in originale dal contribuente stesso e, a volte, da altri soggetti per cui la formazione elettronica dovrà rispettare tutte le formalità richieste. 

Conservazione libri sociali. 

La formazione dei libri sociali avviene durante il periodo fiscale. I verbali formati come documenti elettronici spesso  vengono accompagnati anche da marca temporale, al fine di avere data certa. Anche i libri sociali però vanno inviati in conservazione entro il termine dei 3 mesi dall'invio della dichiarazione. 

Pagamento dei bolli

L'articolo 6 comma 2 del DMEF 17/06/2014 dice testualmente :

Il pagamento dell'imposta relativa alle fatture, agli atti, ai documenti ed ai registri emessi o utilizzati durante l'anno avviene in un'unica soluzione entro 120 giorni dalla chiusura dell'esercizio.

Per cui i bolli vanno saldati in via definitiva entro il 30 aprile. Il versamento è con F24, l'importo va calcolato in ragione di 1 bollo ogni 2500 registrazioni o annotazione, dove per annotazione si intende 1 accadimento contabile  a prescindere dalle righe di dettaglio.

Nessun invio impronta ma flag nella dichiarazione

L'esistenza di archivi elettronici a carico del contribuente va indicata nella dichiarazione dei redditi del periodo fiscale di riferimento, per cui nella prossima dichiarazioni dovrà essere indicato tale flag. 

Dopo lunghe discussioni e mesi passati nel dubbio, arrivano la tanto attese delucidazioni sul pagamento dei bolli relativi a documenti informatici.  

Inutile dire che tutti i 1500 studi nostri clienti hanno già fatto i conteggi ed hanno già gli F24 pronti con scadenza 30 Aprile, per fortuna l'interpretazione adottata risulta quella giusta. Qui trovate la RISOLUZIONE N. 43/E

Sintesi 

1 - Detrarre gli acconti

Vanno detratti gli acconti versati a gennaio 2014 con F23, e per quanto riguarda gli ulteriori residui di credito, pare si debba chiedere il rimborso 

si precisa infine, che nel diverso caso in cui l’importo pagato a titolo di acconto, nel mese di gennaio 2014 con il modello F23, risulti superiore all’imposta di bollo dovuta per i documenti informatici emessi o utilizzati per l’anno 2014, la differenza di imposta potrà essere chiesta a rimborso ai sensi dell’art. 37 del DPR n. 642.

2 - Si applica SOLO ai documenti informatici

viene precisato che sono compresi nella norma i soli documenti informatici soggetti ad imposta di bollo secondo le tariffe 16 e 13 del DPR N. 642/72. 

In relazione a tale disposizione, si osserva in via preliminare, che per “documenti informatici fiscalmente rilevanti” ai fini dell’applicazione dell’imposta di bollo nei modi previsti dal DM devono intendersi i libri e registri di cui all’art. 16, lettera a), della tariffa, parte prima, allegata al DPR n. 642 del 1972 e le fatture, note e simili di cui all’art. 13, n. 1, della tariffa, parte prima, allegata al citato DPR.

 

3 - Conteggi a registrazioni (anche per i verbali)

La risoluzione ribadisce che il conteggio dei bolli va effettuato a registrazioni (ogni 2500 registrazioni o frazioni) . Su questo punto rimane l'annoso dubbio dei libri sociali (tipo libri verbali assemblea o simili) che con le registrazioni nulla hanno a che fare. Su questi continuiamo a sostenere che il calcolo delle RIGHE , ipotizzando che ogni pagina sia composta da 25 righe, non genererà sicuramente una imposta inferiore ad analoghi libri cartacei e difficilmente potrà essere contestata. 

Per i giornali si continuerà a calcolare gli "articoli" intendo un articolo completo di dare e avere l'equivalente di "una registrazione" o come già stato spiegato da altre risoluzioni "una evidenza contabile a prescindere dalle righe di dettaglio".

4 - Su quali documenti calcolare i bolli

Vanno presi in esame TUTTI I DOCUMENTI PRODOTTI NELL'ANNO SOLARE . Ci sembra estremamente chiaro , a questo punto, il concetto dell'applicazione dell'imposta, a  prescindere dal contenuto dei documenti, occorre calcolare l'imposta su quelli "emessi o utilizzati" nell'anno solare. Per cui si stampi il giornale dell'anno fiscale precedente, di quello in corso, che si faccia un verbale di assemblea che riguarda il futuro, non ha alcuna importanza. Per ogni documento emesso va calcolato l'importo dovuto ed effettuato un versamento unico. 

Inutile dire che ciò, in futuro, comporterà discreti problemi di "memoria", riteniamo quindi che rimarrà indispensabile proseguire con le metodologie già impostate, cioè mantenere per ogni anno un registro dei documenti prodotti , dei relativi bolli calcolati e dei versamenti effettuati (come è attualmente nella gestione Bolli dei nostri programmi).

Coerentemente con l’interpretazione già resa con la circolare n. 5 del 2012 con riferimento al previgente DM del 23 gennaio 2004, si ritiene che “l’anno” debba essere inteso come anno solare e che l’imposta relativa alle fatture, agli atti, ai documenti ed ai registri emessi o utilizzati debba essere calcolata in relazione a tale periodo.

5 - Questioni aperte

Dalle circa 2000 telefonate di questo ultimo mese, è venuto fuori che alcune agenzie (locali) avevano interpretato diversamente la norma e consigliato comportamenti diversi. 

Riteniamo sia opportuno SANARE eventuali anomalie subito e ripresentarsi all'Agenzia con cui si è discusso con la nuova risoluzione in mano. 

Oggi scade il termine per la spedizione delle impronte degli archivi informatici formati nell'anno 2013. Scade anche il termine per il pagamento dei saldi e degli acconti relativi ai bolli sui documenti informatici.

A partire da Lunedi i bolli potranno essere versati solo con il modello f24 elide e non si potrà continuare ad utilizzare il modello f23.

Colgo l'occasione per ricordarvi anche che cambiano i codici dei versamenti, per il versamento normale si dovrà utilizzare il codice ​1505 Imposta di Bollo, mentre per le sanzioni, il codice pare sia A136 ​ LOCAZIONE E AFFITTO DI BENI IMMOBILI – Imposta di Bollo - Avviso di Liquidazione dell’Imposta-Irrogazione delle Sanzioni. Dico pare poichè la descrizione è un pò ambigua.

Le attività di pagamento dei bolli e invio delle impronte sono state , come sempre, più complesse di quelle di emissione e conservazione dei documenti .

Tanto per dare una idea , basta guardare il numero di telefonate che abbiamo ricevuto in questi due mesi, 1.418 nel mese di Dicembre (mese di chiusura degli archivi) e 1936 nel mese di Gennaio (spedizione impronte e pagamento bolli).

Proposte e richieste di semplificazione ne sono state fatte parecchie e sembra che un decreto in sostituzione del DM 23/01/2004 sia pronto da firmare . Le novità che dovrebbero essere introdotte sono diverse e ne abbiamo già parlato , si va dalla cadenza di conservazione che diventa annuale per tutti i documenti, all'abolizione della spedizione dell'impronta e dell'acconto sui bolli.

Riguardo l'ultimo argomento ho sempre espresso dei dubbi , non perchè non sia giusto anzi, la pratica degli acconti non è affatto comoda, ma solo per il fatto che il nostro Governo ha sempre bisogno di soldi e l'abolizione dell'acconto comporta degli incassi in meno.

La cifra è  irrisoria poichè sono ancora poche le aziende che generano documenti informatici (nel 2013 solo 140mila soggetti hanno dichiarato archivi elettronici su 6milioni di partite iva circa) ma per quanto piccola occorre in qualche modo trovare la copertura. 

Ci auguriamo quindi che , a prescindere dagli acconti, almeno sugli altri punti si arrivi , quanto prima ad una semplificazione. 

Calcolo dei bolli.

Entro il mese di gennaio occorre effettuare il calcolo definitivo dei bolli da pagare per i documenti informatici “formati o emessi “ nell’anno precedente.

Contestualmente al versamento del saldo (totale dovuto meno acconto già versato) si provvede al versamento dell’acconto per quelli che verranno emessi o formati nell’anno 2014.

Sono soggetti a bollo:

• I libri giornale
• Il libro degli inventari
• I libri sociali come quello dei Verbali di assemblea, del consigli di amministrazione, del collegio di revisione etc.

Il comma 2 dell’art. 7 del DM 23/01/2004 precisa che l’imposta va calcolata in base al numero delle registrazioni e non in base al numero delle pagine (ogni 2500 registrazioni).

In caso di difficoltà nel rilevare il numero di registrazioni (in un verbale è difficile determinare gli accadimenti contabili) si consiglia di considerare ogni riga scritta come una registrazione .

Il versamento è ammesso con Modello F23 esclusivamente per i registri di e i libri di cui all’art. 16 della tariffa , allegata al DPR 642 del 26/10/1972 . Codice tributo 458 T

Il Nuovo F24 elide consentirà anche il pagamento di questo tributo, ma al momento i codici da utilizzare non sono pubblicati quindi per i versamenti di questo gennaio è indispensabile usare ancora l’F23.

Comunicazione del pagamento

Effettuato il pagamento va prodotta una comunicazione da inviare all’Agenzia competente.

Si può inviare in modalità cartacea o elettronica. Nel caso di invio elettronico è bene utilizzare la PEC della ditta che effettua il pagamento (e non la PEC del professionista). Non è necessario allegare copia dell’F23, basta inserire gli estremi del pagamento

Generazione della comunicazione dell’impronta

Gli archivi relativi a documenti fiscali, devono essere comunicati all’Agenzia delle Entrate , anche questi entro il mese di gennaio (per le ditte con anno fiscale coincidente con quello solare)

Le ditte con anno fiscale sfalsato , devono fare l’invio della comunicazione entro 120 gg. Dal termine di presentazione della dichiarazione dei redditi che, di solito, è 9 mesi dopo il termine dell’anno fiscale.

Difatti nel caso di anno fiscale che si conclude a dicembre , la dichiarazione viene inviata entro settembre dell’anno successivo e l’impronta degli archivi entro gennaio dell’anno ancora successivo (9 mesi + 4 )

Nel caso di anno fiscale che si conclude a giugno, avremo dichiarazione a Marzo dell’anno successivo e invio impronta entro il 31 luglio. 

Eventuali commenti nel Forum

Manca poco più di una settimana all'incontro "on line" sulla Conservazione Sostitutiva dei documenti fiscali ed è tempo di prepararsi affinchè l'evento sia costruttivo e interattivo.

Anche se si svolge in video conferenza, potete inoltrare domande scritte fin da ora (aggiungete commenti al blog) o intervenire di persona il giorno dell'evento (anche voi in video conferenza) .

Cosa tratteremo lo sapete già ma è bene fare un piccolo riepilogo. 

Dopo una brevissima introduzione di Claudio Caprara (direttore commerciale MultiMedia it)  e del Dott. Roberto Pasquini (ideatore di www.commercialistatelematico.com nonchè utilizzatore dal 2004 dei nostri sistemi di conservazione sostitutiva) lasceremo la parola al Dott. Mario Carmelo Piancaldini dell'Agenzia delle Entrate, Direzione Centrale Accertamento, Settore Analisi e strategie, Ufficio Imprese minori e lavoratori autonomi. 

Nel suo intervento ci aggiornerà sui numeri (gli archivi digitali fiscali vengono segnalati all'Agenzia con apposita comunicazione) e soprattutto sulla evoluzione delle norme (cambierà il DM 23/01/2004 ?) .

In quanto rappresentante italiano presso l'European Multi Stakeholder Forum on e-invoicing ci parlerà anche degli sviluppi della fattura elettronica in Italia e in Europa e delle prossime scadenze di attuazione del progetto Fattura elettronica P.A..

Sono sicuro che avrete molte domande da porgli, quindi preparatevi e, se sono questioni complesse, inoltratetele anticipatamente magari inserendo commenti a questo blog.

Il Dott. Claudio Rorato Project Manager dell’Osservatorio ICT & Commercialisti della School of Management del Politecnico di Milano, ci presenterà i risultati della Ricerca 2012 ICT& Commercialisti, condotta dalla School of Management del Politecnico di Milano insieme al Consiglio Nazionale dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili (CNDCEC) e al suo istituto di Ricerca (IRDCEC). L’Osservatorio, che nel 2013 si è evoluto abbracciando, oltre ai Commercialisti, anche altre figure professionali vicine alle imprese (Avvocati e Consulenti del Lavoro), ha affrontato il tema della diffusione delle ICT nell’ambito degli Studi di Commercialisti, verificando se e come queste possano generare valore per gli Studi, per il sistema studio impresa e, su scala più ampia, per il sistema economico nel suo complesso

Ma gli utenti sono soddisfatti delle norme in vigore ? Accettano volentieri gli obblighi imposti dalla conservazione sostitutiva o rinunciano perchè spaventati da scadenze, meccanismi, procedimenti controlli e tutto quanto è richiesto ?

Ci porterà il suo punto di vista il Dott. Giorgio Confente, Avvocato, esperto di normativa fiscale e soprattutto di conservazione sostitutiva

Possiamo pretendere che tutti siano dotati di firma digitale ? o dobbiamo prevedere altre modalità di dematerializzazione dei documenti ? Il pensiero va ovviamente alla F.E.A. Firma Elettronica Avanzata, un processo e non un prodotto che può realmente aiutare nella conversione digitale degli archivi. Argomento di cui ci parlerà il Dott. Nicola Savino .

Al termine anticiperemo le novità in corso di rilascio sui nostri sistemi di conservazione sostitutiva. Parleremo di accesso web agli archivi digitali, di ricezione e conservazione di documenti "originariamente elettronici" e di riconoscimento automatico.

Vi aspettiamo il 18 ottobre alle ore 10  

Qui il link per l'iscrizione   

LEGGE 24 giugno 2013, n. 71 

Conversione in legge, con modificazioni, del decreto-legge 26 aprile 2013, n. 43, recante disposizioni urgenti per il rilancio dell'area industriale di Piombino, di contrasto ad emergenze ambientali, in favore delle zone terremotate del maggio 2012 e per accelerare la ricostruzione in Abruzzo e la realizzazione degli interventi per Expo 2015. Trasferimento di funzioni in materia di turismo e disposizioni sulla composizione del CIPE. (13G00117)

.......3. A decorrere dalla data di entrata in vigore della legge di conversione del presente decreto, le misure dell'imposta fissa di bollo attualmente stabilite in euro 1,81 e in euro 14,62, ovunque ricorrano, sono rideterminate, rispettivamente, in euro 2,00 e in euro 16,00. ...

Occorre quindi modificare tutti gli importi nel Tariffario imposte di bollo prima di calcolare eventuali acconti. Chi ha già versato l'acconto, applicherà l'aumento sul saldo .

Chi ha già stampato dei libri o registri soggetti a bollo PRIMA del 25/06 può fare due conteggi, elaborare il saldo al 25/06 con la vecchia tariffa e poi calcolare il saldo a gennaio con la nuova per il periodo stampato tra il 25/06 ed il 31/12.