Rinviato anno nuovo

 

La conservazione digitale dei documenti, dopo 11 anni di crescita molto lenta (al 2013 c'erano 150 mila ditte con archivi digitali ), finalmente vede dei numeri consistenti. Ciò è dovuto quasi esclusivamente al fenomeno fattura elettronica pa che sta "costringendo" centinaia di migliaia di aziende e professionisti  ad emettere fatture esclusivamente elettroniche. (c'è chi parla di 3 milioni di fornitori ma ci sembra un pò eccessivo visto che le partite iva attive sono 4 milioni 300 mila circa)

Rispetto dell'obbligo di conservazione

Ma tutti quelli che hanno inviato fatture elettroniche alla pa hanno effettuato anche la conservazione digitale a norma ?

Pare proprio di no, forti della nuova normativa che consente ai conservatori di rimandare fino alla fine dell'esercizio successivo il termine di scadenza per la produzione dei supporti di conservazione, pare che molti di questi documenti si trovino in uno stato ancora "provvisorio" di documenti "versati" ma non ancora inviati in conservazione .

Nel caso di imprese che si sono affidate a servizi esterni, il Produttore (colui che versa il documento) spesso e volentieri è lo stesso conservatore che agisce in qualità di "emittente" apponendo la propria firma al documento e provvedendo all'invio. 

Quindi in questi casi la ditta ha solo prodotto una fattura xml, l'ha affidata al terzo che dovrà poi provvedere alla emissione, spedizione, all'autoversamento e alla conservazione. 

Obblighi del contribuente

Le ultime precisazioni, circolari e interpelli hanno anche delineato meglio gli obblighi del contribuente ( e di conseguenza del conservatore) . 

Luogo di conservazione delle scritture

La circolare del 18E del 2014 aveva già precisato che Il luogo di conservazione delle scritture contabili (quello indicato dalla impresa tramite i modelli AA7 e AA9) deve includere l'indirizzo dove è posizionato fisicamente il server utilizzato dall'utente per la conservazione dei documenti elettronici. 

Tale disposizione risulta alquanto anacronistica nell'era del cloud, ma la norma è stata interpretata in maniera rigida e la conseguenza sarà appunto centinaia di migliaia di variazioni (forse più perché ci saranno poi cambiamenti continui da tenere aggiornate).

Questo significa che:

1 - Chi ha affidato la conservazione delle fatture elettroniche al suo commercialista che effettua INTERNAMENTE la conservazione, e lo ha già indicato come tenutario, non dovrà fare nulla. 

2 - Chi ha affidato ad un servizio esterno tale attività, dovrà:

• Farsi comunicare dal gestore del servizio l'indirizzo fisico del server da indicare nella comunicazione
• Effettuare la variazione del tenutario (Modello AA7 / AA9)
• Individuare correttamente in un documento interno, quali documenti sono conservati e da quale dei diversi tenutari (es. registri iva --> Studio xxx, Fatture elettroniche --> servizio xx presso etc.)

3 - Chi l'ha affidata ad un Commercialista che a sua volta l' ha affidata ad un servizio esterno , si dovrà vedere il tipo di modulistica sottoscritta, dallo studio e dall'azienda.

Se  si tratta di un contratto tra azienda e servizio (per cui l'affidamento a terzi avviene in forma trasparente) potrà semplicemente indicare l'indirizzo del servizio. 

Se invece l'affidamento è stato effettuato arbitrariamente dallo studio (cosa improbabile) sarà lo studio a fornire al contribuente gli estremi della conservazione. 

Il manuale della conservazione ed il Responsabile

L'altra puntualizzazione arriva da AGID. Anche se rivolta principalmente agli Enti (ricordiamo che per tutti gli enti iscritti nell'elenco IPA, vi sono regole più stringenti) l'Agid precisa che dove vi è conservazione digitale vi deve essere un responsabile ed un manuale a prescindere dall'affidamento a terzi del servizio di conservazione.

Tale disposizione o precisazione risultava alquanto ovvia dalla normativa, la responsabilità della conservazione e della esibizione dei documenti rimane in capo al contribuente o all'Ente a prescindere dal fatto che questo abbia affidato a terzi talune attività e che queste vengano svolte correttamente.

Per cui è il contribuente il primo che deve esibire quel minimo di documentazione necessaria affinché il suo archivio digitale sia identificabile, comprensibile, raggiungibile, distribuibile. 

Il flag su modello Unico

Infine vi è un piccolo ulteriore obbligo per chi fa conservazione digitale dei documenti. anche se si conserva, in maniera sostitutiva (cioè senza avere copie cartacaee) 1 solo documento elettronico o 1 sola fattura elettronica, si dovrà indicare nel modello unico tale situazione attivando l'apposito flag come già trattato nel forum 

Captidoc è il sistema per la registrazione automatica delle fatture. qui potete scaricare il depliant

Permette di semplificare enormemente il processo di raccolta e registrazione delle fatture e di attivare la raccolta elettronica.

Per diffondere la conoscenza della soluzione Captidoc, sia a livello generale che a livello tecnico, sono stati organizzati una serie di eventi on line per le diverse figure professionali che dovranno interagire con il sistema. 

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La presentazione commerciale della durata di 1,5 ore circa, affronta la questione del trattamento dei documenti contabili nel suo insieme, analizza i comportamenti attuali e dimostra la validità del sistema Captidoc sia in termini di riduzione dei costi che di aumento della qualità del lavoro.  Link Stanza Captidoc Necessaria la prenotazione qui

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Maggio            3 -Giovedì 7 ore 10,30             4 - Giovedì 21 ore 15,00                    5 - Giovedì 28 ore 10.30

Giugno            6 - Giovedì 4 ore 10,30            7 -Giovedì 18 ore 15,00                      8 - Giovedì 25 ore 10,30

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Al termine delle presentazioni, si svolgono dei briefing rivolti ai rivenditori, con la finalità di illustrare le politiche commerciali del sistema e i prodotti accessori indispensabili per un buon funzionamento. Durata 1 ora.

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Destinato a chi deve utilizzare il sistema, illustra le modalità di gestione di tutti i processi. Durata        4 ore

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2. Ricezione e trattamento dei documenti elettronici
3. Configurazione del sistema di scansione e di etichettatura
4. Ricezione e trattamento dei cartacei
5. Controllo delle registrazioni
6. Personalizzazione
7. Esportazione prima nota
8. Importazione nel gestionale
9. Aggiornamento finale

Maggio:           1 - Lunedì 4 ore 9 – 11 1’ Parte -ore 15 – 17 2’ parte                       2 -Venerdì 29  ore 9 – 11 1’ Parte ore 15 – 17  2’ parte

Giugno            3 - Lunedi 22 ore 9 – 11 1’ Parte - ore 15 – 17 2’ parte

Partecipazione ad invito, Prenotazione qui

Corso Avanzato Captidoc Assistenti        Euro 60 a collegamento (codice: ccap04ur)

Gli assistenti, i responsabili di sistemi, e tutti coloro che vogliono essere abilitati alla installazione e alla gestione del sistema Captidoc, oltre al corso Operatori, devono effettuare il Corso Avanzato che permette di conoscere in maniera più approfondita la parte operativa e affronta le problematiche della installazione iniziale e della manutenzione del sistema.

Maggio            1 - Martedi 5 ore 14.30 – 18.30                                  Giugno            2 - Venerdi 5 ore 14.30 – 18.30

Partecipazione ad invito, Prenotazione qui

Finalmente l'Italia ha dei conservatori accreditati. L'annuncio è di oggi ed è corredato dai nomi dei relativi responsabili e dai manuali predisposti da ognuno. Avremo di che leggere durante le vacanze.

http://www.agid.gov.it/agenda-digitale/pubblica-amministrazione/conservazione/elenco-conservatori-attivi

Tanti auguri a tutti.

p.s.
Ci han ripensato, il nuovo link è il seguente  http://www.agid.gov.it/agenda-digitale/pubblica-amministrazione/conservazione/elenco-conservatori-accreditati . 

 il problema è : 

1 - le firme digtali (digitali e qualificate) sono basate su certificati digitali che hanno una durata limitata (in Italia 3 anni) e che possono essere revocati.

2 - al ricevimento o alla produzione di un file , il responsabile del procedimento  può verificare la validità, ma ottiene una conferma valida in quel momento. Già pochi secondi dopo il certificato potrebbe essere revocato, sospeso, scaduto, compromesso.

3 - E' obbligatorio validare definitivamente i documenti (fimati e non) con una marca temporale che fornisce una data certa al procedimento. Tale marca temporale in genere viene applicata al momento della produzione dei supporti sostitutivi.

DUBBIO

Cosa succede e come ci si deve comportare se tra la fase di ricevimento o produzione del documento e la fase di conservazione il certificato viene 

• a - revocato 
• b - scade 
• c - risulta non più affidabile (c.a. emittente compromessa)

va precisato che tra gli attributi di firma vi è anche la data che viene acquisita dal sistema su cui si esegue la procedura , non si tratta quindi di una data certa certificata da terzi, anche se, volendo, tramite policy di rete si può impedire agli utenti di modificare tale valore comunque rimane una data e ora attribuita dall'utente ma c'è.

A questa data si aggiunge la data propria del file che ottieniamo dal file system, ma anche questa potrebbe non essere vera. Esiste la possibilità che il file contenga anche nei metadati interni una data, infine vi è il sistema di Archiviazione , cioè quel sistema che le norme lasciano alla discrezione dei responsabili dei vari procedimenti, che a sua volta può avere altre date (anche queste attribuite arbitrarimente dall'utente)

L'unica data certa rimane quella fornita dalla marca temporale perchè rilasciata da un terza parte attraverso un procedimento certificato e riconoscibile.

Manca poco più di una settimana all'incontro "on line" sulla Conservazione Sostitutiva dei documenti fiscali ed è tempo di prepararsi affinchè l'evento sia costruttivo e interattivo.

Anche se si svolge in video conferenza, potete inoltrare domande scritte fin da ora (aggiungete commenti al blog) o intervenire di persona il giorno dell'evento (anche voi in video conferenza) .

Cosa tratteremo lo sapete già ma è bene fare un piccolo riepilogo. 

Dopo una brevissima introduzione di Claudio Caprara (direttore commerciale MultiMedia it)  e del Dott. Roberto Pasquini (ideatore di www.commercialistatelematico.com nonchè utilizzatore dal 2004 dei nostri sistemi di conservazione sostitutiva) lasceremo la parola al Dott. Mario Carmelo Piancaldini dell'Agenzia delle Entrate, Direzione Centrale Accertamento, Settore Analisi e strategie, Ufficio Imprese minori e lavoratori autonomi. 

Nel suo intervento ci aggiornerà sui numeri (gli archivi digitali fiscali vengono segnalati all'Agenzia con apposita comunicazione) e soprattutto sulla evoluzione delle norme (cambierà il DM 23/01/2004 ?) .

In quanto rappresentante italiano presso l'European Multi Stakeholder Forum on e-invoicing ci parlerà anche degli sviluppi della fattura elettronica in Italia e in Europa e delle prossime scadenze di attuazione del progetto Fattura elettronica P.A..

Sono sicuro che avrete molte domande da porgli, quindi preparatevi e, se sono questioni complesse, inoltratetele anticipatamente magari inserendo commenti a questo blog.

Il Dott. Claudio Rorato Project Manager dell’Osservatorio ICT & Commercialisti della School of Management del Politecnico di Milano, ci presenterà i risultati della Ricerca 2012 ICT& Commercialisti, condotta dalla School of Management del Politecnico di Milano insieme al Consiglio Nazionale dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili (CNDCEC) e al suo istituto di Ricerca (IRDCEC). L’Osservatorio, che nel 2013 si è evoluto abbracciando, oltre ai Commercialisti, anche altre figure professionali vicine alle imprese (Avvocati e Consulenti del Lavoro), ha affrontato il tema della diffusione delle ICT nell’ambito degli Studi di Commercialisti, verificando se e come queste possano generare valore per gli Studi, per il sistema studio impresa e, su scala più ampia, per il sistema economico nel suo complesso

Ma gli utenti sono soddisfatti delle norme in vigore ? Accettano volentieri gli obblighi imposti dalla conservazione sostitutiva o rinunciano perchè spaventati da scadenze, meccanismi, procedimenti controlli e tutto quanto è richiesto ?

Ci porterà il suo punto di vista il Dott. Giorgio Confente, Avvocato, esperto di normativa fiscale e soprattutto di conservazione sostitutiva

Possiamo pretendere che tutti siano dotati di firma digitale ? o dobbiamo prevedere altre modalità di dematerializzazione dei documenti ? Il pensiero va ovviamente alla F.E.A. Firma Elettronica Avanzata, un processo e non un prodotto che può realmente aiutare nella conversione digitale degli archivi. Argomento di cui ci parlerà il Dott. Nicola Savino .

Al termine anticiperemo le novità in corso di rilascio sui nostri sistemi di conservazione sostitutiva. Parleremo di accesso web agli archivi digitali, di ricezione e conservazione di documenti "originariamente elettronici" e di riconoscimento automatico.

Vi aspettiamo il 18 ottobre alle ore 10  

Qui il link per l'iscrizione   

In gazzetta ufficiale di ieri un altro Decreto importante per la digitalizzazione (o smaterializzazione) dei documenti, la fattura elettronica per la p.a.

Il provvedimento è il  DECRETO 3 aprile 2013, n. 55 "Regolamento in materia di emissione, trasmissione e ricevimento della fattura elettronica da applicarsi alle amministrazioni pubbliche ai sensi dell'articolo 1, commi da 209 a 213, della legge 24 dicembre 2007, n. 244. (13G00097) (GU n.118 del 22-5-2013)"

Stabilisce che entro 6 mesi dalla entrata in vigore (per cui entro dicembre) verrà reso disponibile il "sistema di interscambio delle fatture" gestito dal Ministero delle Finanze. Il sistema prevede che le fatture in formato xml vengano inviate ad un software centrale che provvede poi a dirottarle ai singoli enti.

La fattura elettronica diventa obbligatoria a partire dal 06/06/2014 per tutte le amministrazioni centrali e a partire dall'anno successivo per tutte le amministrazioni pubbliche.

Gli operatori che devono inviare le fatture possono avvalersi di intermediari che provvederanno a tradurre le fatture in formato elettronico e ad inoltrarle. Le aziende organizzate potranno trasmettere direttamente considerato che presto saranno disponibili software in grado di generare fatture xml compatibili con il servizio.

A partire dalle due date specificate (12 e 24 mesi dall'entrata in vigore) non sarà più possibile inviare fatture cartacee. 

Ad una prima analisi il provvedimento ricalca quanto annunciato nel lontano 2008 (vedi archivio informatico pag. 12 ) nei prossimi giorni analizzeremo nel dettaglio la norma e pubblicheremo un aggiornamento. 

Riprende l'attività legislativa e si definiscono alcuni dei tanti regolamenti annunciati in bozza ma non ancora pubblicati in via definitiva.

Con le Regole tecniche in materia di generazione, apposizione e verifica delle firme elettroniche avanzate, qualificate e digitali, ai sensi degli articoli 20, comma 3, 24, comma 4,  28, comma 3, 32, comma 3, lettera b) , 35, comma 2, 36,  comma 2, e 71.

Viene ridisegnata la definizione delle varie firme elettroniche, compresa la famosa F.E.A. firma elettronica avanzata che comprende anche la firma Grafometrica.

Qui trovate il testo completo .

Sono riprese anche le riunioni per discutere delle modifiche al DM 23/01/2004 che, come vi ho raccontato in altri post, è sotto esame da parte del forum per la fatturazione elettronica.

Il DM 23/01/2004 ad oggi, non ha comportato grandi problemi di interpretazione, stabilisce però degli obblighi che definire "eccessivi" è poco.

Va ricordato che ad oggi sono poco più di 110mila i soggetti fiscali (su milioni di partite iva) che utilizzano la conservazione sostittuiva (dato 2012) .

Abbiamo stimato che dai nostri programmi vengano gestiti circa 70mila soggetti. Questo indica che le difficoltà OSTACOLANO pesantemente la diffusione di questi metodi che invece sono importanti proprio per semplificare la vita alle imprese e alle persone.

Le difficoltà sono ricondubili a 3 adempimenti:

1 - l'invio dell' impronta degli archivi,

C'è intenzione da parte di tutti di eliminare questo obbligo e mantenere solo una indicazione statistica (conservi digitale si no e cosa) in qualche dichiarazione. Noi abbiamo suggerito di fare una comunicazione unica con quanto previsto al punto 3

2 - il termine di 15 giorni per il completamento del processo di conservazione delle fatture

Anche su questo tutte le persone con cui abbiamo il piacere di discutere sono concordi sul portare la cadenza ad "almeno annuale" per tutto.

3 - il pagamento dei bolli

Su questo si riscontrano 3 difficoltà:

3.1 -  la prima dovuta alla forma di pagamento (f23) .

L'f23 va pagato fisicamente in Banca o Posta ed è molto scomodo, specialmente per gli studi tributari e i centri servizi. Se fosse abilitato l'f24 i bolli andrebbero pagati con gli altri tributi in via telematica, è previsto dalle norme ma non è operativi perchè mancano i codici tributo 

3.2 - la seconda è relativa al calcolo,

ci sono documenti soggetti a bollo che non sono organizzati per registrazioni e questo genera dubbi nonchè calcoli più complessi

3.3 - la comunicazione, anche per i bolli va fatta una comunicazione.

Abbiamo chiesto

che la comunicazione sia unica (o si mantiene quella dei bolli o si fa quella dei documenti con l'aggiunta dei dati dei bolli)

che si possa effettuare i calcoli per pagina (quando i documenti hanno le pagine numerate)

che il pagamento dei bolli si possa fare con modello f24

In queste settimane abbiamo ricevuto parecchie richieste  di parere sulla ipotesi che con il recepimento della direttiva cee 2010/45 fosse diventata OBBLIGATORIA la conservazione digitale in tutti quei casi in cui veniva ricevuta una fattura elettronica (pdf senza firma).

Il problema era sorto dal combinato dell'articolo 21, 1' comma e 39 terzo comma del Dpr 633/72 modificati entrambi dalla legge di stabilità.

Oggi su un importante quotidiano vengono riportate le opinioni scaturite dalla riunione del Forum per la fatturazione elettronica tenutasi il 23 u.s. e confermano che le fatture create o ricevute in formato elettronico possono essere conservate sia in elettronico che cartaceo.

Nessun obbligo quindi semmai convenienza di trattare tutti i documenti elettronici come tali, cosa che consente di ridurre i costi (si elimina la stampa e l'archiviazione fisica) e i tempi (ricezione immediata).

Parliamo di conservazione digitale di documenti tributari e in particolare delle impronte relative agli archivi di dichiarazioni e ricevute conservate dall'intermediario che ha effettuato la trasmissione.

L''intermediario come sapete può conservare in modalità digitale tutte le copie dei documenti trasmessi, evitando la stampa.

Questi archivi sono "sfalsati" di 1 anno rispetto a quelli fiscali. Cosa vuol dire:

Quando parliamo di UNICO 2011 non parliamo di quello relativo all'anno fiscale 2011 ma di quello relativo all'anno fiscale 2010. Già perchè la dichiarazione dei redditi non si può fare fino a che non è completato l'anno e non si sono rilevate anche tutte le scritture di rettifica.

L'obbligo di conservazione della copia in capo all'intermediario nasce quindi nell'anno in cui la dichiarazione viene trasmessa (2011).

Trasmissione dell'impronta.

Quando inviamo le impronte relative a questi documenti , vi è sempre il dubbio di cosa mettere nel campo Periodo Imposta.

Dunque il periodo di imposta del modello è il 2010 , ma per noil'intermediario l'obbligo di conservazione nasce nel periodo di imposta  2011 e deve inviare impronta entro gennaio 2012 (4 mesi dalla sua dichiarazione dei redditi)

Se indichiamo 2010 , il sw entratel segnalerà un ritardo (ma abbiamo detto la verità)

Se indichiamo 2011 non diciamo una bugia, il software non segnalerà ritardi , ma non abbiamo detto una cosa precisa.

La risoluzione che parla di questo argomento la trovate qui.