Si avvicinano le scadenze degli adempimenti necessari per la conservazione digitale dei documenti fiscali.
(la discussione prosegue nel forum)
Entro il 30/09 Libri cespiti.
La normativa prevede che i libri cespiti vengano prodotti prima dell'invio della dichiarazione dei redditi del periodo fiscale in esame. Dunque entro il 30/09 va prodotto il libro cespiti dell'anno 2012, va firmato digitalmente e per avere data certa è bene applicarci anche la marca temporale.
La marcatura e la data certa ci consentono di rimandare il processo di conservazione a fine anno, e di effettuare una conservazione unica di tutti i libri.
Copia dell'intermediario delle Dichiarazioni e delle ricevute.
Entro la spedizione della dichiarazione dei redditi 2013 gli inermediari devono completare il processo di conservazione di quelle inviate nell'anno 2012.
L'intermediario in realtà non dovrebbe aspettare tutto questo tempo , le dichiarazioni vanno archiviate (e ci vuole veramente poco ) appena inviate, e appena si ottengono le ricevute si dovrebbe elaborarle per ottenere subito il fascicolo elettronico della spedizione. Applicando la firma digitale si otterrebbe anche una indicazione sul completamento del controllo.
Se l'archivio fosse gestito in codesto modo, la fase di conservazione sarebbe veramente semplice e attivabile in pochi minuti.
Entro il 31/12/2013 tutti gli altri registri
Tutti gli altri registri relativi all'anno fiscale 2012 devono essere completati entro 90 giorni dalla spedizione della dichiarazione dei redditi, per cui per quelli in regime normale (01/01/ - 31/12) entro fine anno.
La normativa attuale concede altri 30 giorni in più per produrre i supporti sostitutivi ma, se si vuole evitare di applicare le marche temporali su tutti i documenti , realizzando il supporto entro il 31.12 con una sola marca temporale, si può validare temporalmente tutto il contenuto. Per cui 1 marca , data certa per tutti i documenti
Con il termine "altri registri" intendiamo tutti i libri contabili e amministrativi, dall'iva ai libri giornale, partitari, bilanci , prospetti, inventari, libri sociali etc. etc. etc.
Le fatture
La conservazione digitale delle fatture genera scadenze continue poiché quelle emesse, vanno validate con cadenza quindicinale. Una tempistica alquanto allucinante che dovrebbe essere modificata con il prossimo riesame del DM 23/01/2004.
Le fatture ottenute come immagini di documenti cartacei (Conversione analogico digitale) teoricamente possono essere trasformate in digitale e validate in qualsiasi momento . L'importante è che in caso di controllo sia ancora presente la copia cartacea.
Anche su questo argomento permangono dei dubbi poichè se nella comunicazione all'Agenzia delle Entrate (quella relativa all'art. 5 del DM 23/01/2004 che sarà anch'essa modificata ma che è tuttora in vigore) mettiamo un tipo documento di anno precedente , ci viene segnalato il ritardo (almeno cosi era fino allo scorso gennaio) . La norma però è alquanto chiara e parla di conversione che può essere fatta anche diversi anni dopo la ricezione, quindi il processo è valido a tutti gli effetti a prescindere dall'errore segnalato in fase di trasmissione della comunicazione.
I Bolli entro il 31.01.2014
Attenzione ai bolli, gli importi sono cambiati . Come prima cosa aggiornate il tariffario bolli dei nostri programmi affinchè tutti i nuovi calcoli vengano eseguiti con le nuove tariffe.
I nuovi importi sono di Euro 2 per le fatture e di Euro 16 per i libri (ogni 2500 registrazioni dove per registrazione si intende il singolo accadimento contabile a prescindere dalle righe di dettaglio.
Parlando sempre di semplificazioni , abbiamo richiesto più volte che questa impostazione delle 2500 registrazioni venga rivista (frase proposta ogni 2500 registrazioni o , qualora il numero di registrazioni non sia rilevabile ogni 100 pagine) ma pare che questa impostazione sia cara a qualcuno e pur avendo ricevute promesse di semplificazione (dovrebbe essere eliminato l'obbligo della comunicazione) il calcolo a Registrazioni rimarrà tal quale.
I bolli vanno saldati a gennaio , entro quella data va versato il saldo dovuto in base ai documenti formati nell'anno precedente e un acconto pari al dovuto. Ovviamente dal saldo va detratto l'acconto versato lo scorso gennaio.
Il risultato va riportato nella comunicazione da inviare all'Agenzia competente. Tale comunicazione può essere inviata via pec (noi lo abbiamo fatto) ma attenzione non è il commercialista o l'intermediario che può spedire ma il dichiarante, quindi va utilizzata la pec della ditta cliente dello studio.
Il processo di conservazione degli altri archivi
In un archivio digitale possono essere conservati anche documenti che non riguardano l'ambito fiscale ma quello civilistico o semplicemente il funzionamento dell'azienda o dello studio.
Questi archivi anche se non assoggettati alle norme, hanno importanza, sono utili ed è opportuno procedere anche per questi ad una conservazione sostitutiva periodica Ipotizziamo di avere un archivio bozze che contiene tutti i files word ed excel che abbiamo utilizzato durante l'anno per preparare documenti , perchè lasciarlo "sprotetto" dalle funzionalità della conservazione sostitutiva ? (Sicurezza immodificabilità garanzia di originalità etc. etc.)
Quindi non perdete l'occasione per fare una revisione di tutti gli archivi in uso e di procedere alla conservazione definitiva di tutti quei documenti che non c'è motivo di dover modificare.
Corso di aggiornamento On line
Come ogni anno, abbiamo messo a calendario un corso di "ripasso" per gli utenti che ormai sono molto numerosi. Le date e i programmi formativi saranno disponibili qui .
Incontri formativi On line
18 Ottobre on line Briefing Conservazione Sostitutiva 2013.
L'incontro inizierà al mattino con una mia introduzione all'argomento.
Seguirà il Dott. Mario Carmelo Piancaldini, dell'Agenzia delle Entrate che ci farà il punto della situazione, quante imprese usano la conservazione digiale per i documenti fiscali, quali documenti vengono conservati.
Ci darà anche qualche informazione sulle proposte di cambiamento delle norme che stanno maturando nell'amito del Forum per la Fatturazione elettronica.
Il Dott. Claudio Rorato del Politecnico di Milano, ci illustrerà l'evoluzione della conservazione sostitutiva negli studi, portandoci a consocenza dell'indagine che gli Osservatori ICT della School of Management del Politecnico conduce ogni anno.
Al termine il Dott. Giorgio Confente, noto consulente fiscale ma anche esperto di conservazione sostitutiva, ci parlerà delle problematica sollevate dagli utenti della conservazione, degli esiti dei controlli effettuati su alcuni archivi digitali e anche lui analizzerà le semplificazioni auspicabili affinchè il sistema sia più amichevole epr gli utilizzatori.
L'incontro è aperto a rivenditori, utenti e anche a chi non utilizza ancora i nostri programmi di conservazione sostitutiva.
Interpreta Registra Impara , data da definire
Potrebbe sembrare uno slogan di vita ma non lo è , sono le nuove funzioni che abbiamo implementato nei nostri software.
Interpreta sta ad indicare la capacità di estrarre dati da qualsiasi tipologia di documento, nel caso di immagini applicando prima un procedimento OCR o nel caso di documenti elettronici isolando il testo dalle istruzioni di formattazione e andando a cercare quei dati significativi che ci interessano ai fini del trattamento.
Registra indica la capacità di utilizzare i dati estratti per formare una registrazione, può essere la semplice codifica del documento oppure una registrazione contabile o il carico di un documento nel sistema ERP.
Impara, nessuno è perfetto e l'importante è imparare qualche cosa dai propri errori, è fondamentale quindi che il sistema faccia tesoro delle correzioni apportate dagli utilizzatori per migliorare le proprie capacità.
Il resto lo scoprirete nella seconda parte del Briefing Conservazione Sostitutiva 2013 che presumibilmente si terrà nel pomeriggio del 18 ottobre ma è ancora da confermare.