La School of Management del Politecnico di Milano, con il patrocinio di CNDCEC (1) e IRDCEC (2) ha pubblicato uno studio dal titolo W.A.Y Where are you? Esperienze e spunti per meglio orientarsi tra verità e falsi miti su tecnologia, archiviazione documentale e conservazione sostitutiva.
Il documento è gratuito e reperibile a questo link . I risultati esposti sono MOLTO interessanti e ribadiscono cose che, nel nostro piccolo, sosteniamo da tempo forse con troppa modestia.
Conservazione libri registri
Se guardiamo la parte del rapporto relativa alla stima dei costi/risparmi, troviamo che la sola eliminazione delle stampe consente allo studio un risparmio che va da 0,5 e 1 euro a pagina stampata . Abbiamo sempre sostenuto che uno studio con 100 ditte (mix 50 semplificate 50 ordinarie) può risparmiare da 5.000 a 7.500 euro ma secondo l'elaborazione della S.o.M. il valore è più alto e, considerato che la media riscontrata sui clienti è di 20mila pagine circa ogni 100 ditte, ne risulterebbe un risparmio che va da 10 a 20 mila euro annui.
Un nostro documento sulla conservazione di libri e registri e qui un filmato che illustra il metodo
La conservazione delle dichiarazioni
Nella parte dedicata alle risposte sulle normativa viene ribadita la possibilità, per gli intermediari, di conservare dichiarazioni e ricevute in modalità completamente elettronica. Su questo punto c'è sempre grande discussione con gli studi che (in molti casi) sono abituati a conservare una copia firmata in modalità autografa dal contribuente.
Quella firma non è necessaria ma se proprio ci tenete ad averla, potete applicarla in modalità Grafometrica al file pdf conservato elettronicamente . QUesto consente di stampare la sola copia da consegnare al contribuente e di ridurre i costi di ulteriori 5.000 euro (Utilizzando sempre il parametro delle 100 ditte abbiamo appurato che se le pagine dei registri sono 20mila, quelle delle dichiarazioni e ricevute sono circa la metà).
Un nostro documento che illustra la conservazione delle dichiarazioni e ricevute e qui un filmato che illustra il metodo
La conservazione delle fatture e dei documenti contabili.
Molto incoraggianti anche i valori attribuiti alla gestione elettronica dei documenti contabili.
Il documento assegna alla conservazione elettronica delle fatture emesse un risparmio che va da 1 a 3 Euro. Leggermente inferiore il valore del risparmio ottenuto con le fatture passive , dovuto al fatto che occorre effettuare la scansione dei documenti cartacei che, anche se fatta in modalità massiva, ha un suo costo.
Sono valori plausibili, le fatture emesse potrebbero essere ricevute già in formato elettronico, si prestano bene alla registrazione automatica ed alla conservazione sostitutiva e generano economie significative.
Leggermente inferiore il valore del risparmio ottenuto con le fatture passive.
Un nostro documento sulla conservazione dei documenti contabili e qui un filmato che sintetizza il metodo
La trasmissione/ricezione documenti tra studio e ditta cliente
Occorre però dire che con i nuovi moduli di programma che abbiamo rilasciato (ArchiFIle Tcp) anche le fatture passive possono essere "nativamente elettroniche" e possono essere inviate in elettronico anche quelle cartacee , sempre che il cliente dello studio abbia la volontà di collaborare e fare la sua parte.
Il sistema consente anche la tramissione dei documenti contabili generici e, specialmente per quelli bancari, consente di trattare i documenti elettronici ottenuti dall'home banking in sostituzione di quelli cartacei con ulteriori risparmi.
Per cui anche i valori riportati nel documento (1 / 2 euro a fattura) possono aumentare significativamente, raddoppiare con la registrazione automatica e triplicare con la collaborazione della ditta cliente.
Sul funzionamento di ArchiFile Tcp rimandiamo a questo documento che spiega nel dettaglio come organizzare la spedizione/ricezione dei documenti tra studio e ditta.
A pagina 44 il "Self Assessment Tool"
A pagina 44 della pubblicazione trovate un utile tool che vi permette di "farVi una fotografia" del vostro sistema documentale e quantificare i possibili risparmi.
Ritorneremo sull'argomento a Settembre con l'annuale incontro on line dedicato all'argomento e al quale anche quest'anno inviteremo la School of Management ad esporci nel dettagli i risultati dello studio.
(1)Consiglio Nazione dei Dottori COmmercialisti e degli Esperti Contabili (2) Istituto di Ricerca dei Dottorei Commercialisti e degli Esperti Contabili.