La conservazione digitale dei documenti, dopo 11 anni di crescita molto lenta (al 2013 c'erano 150 mila ditte con archivi digitali ), finalmente vede dei numeri consistenti. Ciò è dovuto quasi esclusivamente al fenomeno fattura elettronica pa che sta "costringendo" centinaia di migliaia di aziende e professionisti ad emettere fatture esclusivamente elettroniche. (c'è chi parla di 3 milioni di fornitori ma ci sembra un pò eccessivo visto che le partite iva attive sono 4 milioni 300 mila circa)
Rispetto dell'obbligo di conservazione
Ma tutti quelli che hanno inviato fatture elettroniche alla pa hanno effettuato anche la conservazione digitale a norma ?
Pare proprio di no, forti della nuova normativa che consente ai conservatori di rimandare fino alla fine dell'esercizio successivo il termine di scadenza per la produzione dei supporti di conservazione, pare che molti di questi documenti si trovino in uno stato ancora "provvisorio" di documenti "versati" ma non ancora inviati in conservazione .
Nel caso di imprese che si sono affidate a servizi esterni, il Produttore (colui che versa il documento) spesso e volentieri è lo stesso conservatore che agisce in qualità di "emittente" apponendo la propria firma al documento e provvedendo all'invio.
Quindi in questi casi la ditta ha solo prodotto una fattura xml, l'ha affidata al terzo che dovrà poi provvedere alla emissione, spedizione, all'autoversamento e alla conservazione.
Obblighi del contribuente
Le ultime precisazioni, circolari e interpelli hanno anche delineato meglio gli obblighi del contribuente ( e di conseguenza del conservatore) .
Luogo di conservazione delle scritture
La circolare del 18E del 2014 aveva già precisato che Il luogo di conservazione delle scritture contabili (quello indicato dalla impresa tramite i modelli AA7 e AA9) deve includere l'indirizzo dove è posizionato fisicamente il server utilizzato dall'utente per la conservazione dei documenti elettronici.
Tale disposizione risulta alquanto anacronistica nell'era del cloud, ma la norma è stata interpretata in maniera rigida e la conseguenza sarà appunto centinaia di migliaia di variazioni (forse più perché ci saranno poi cambiamenti continui da tenere aggiornate).
Questo significa che:
1 - Chi ha affidato la conservazione delle fatture elettroniche al suo commercialista che effettua INTERNAMENTE la conservazione, e lo ha già indicato come tenutario, non dovrà fare nulla.
2 - Chi ha affidato ad un servizio esterno tale attività, dovrà:
- Farsi comunicare dal gestore del servizio l'indirizzo fisico del server da indicare nella comunicazione
- Effettuare la variazione del tenutario (Modello AA7 / AA9)
- Individuare correttamente in un documento interno, quali documenti sono conservati e da quale dei diversi tenutari (es. registri iva --> Studio xxx, Fatture elettroniche --> servizio xx presso etc.)
3 - Chi l'ha affidata ad un Commercialista che a sua volta l' ha affidata ad un servizio esterno , si dovrà vedere il tipo di modulistica sottoscritta, dallo studio e dall'azienda.
Se si tratta di un contratto tra azienda e servizio (per cui l'affidamento a terzi avviene in forma trasparente) potrà semplicemente indicare l'indirizzo del servizio.
Se invece l'affidamento è stato effettuato arbitrariamente dallo studio (cosa improbabile) sarà lo studio a fornire al contribuente gli estremi della conservazione.
Il manuale della conservazione ed il Responsabile
L'altra puntualizzazione arriva da AGID. Anche se rivolta principalmente agli Enti (ricordiamo che per tutti gli enti iscritti nell'elenco IPA, vi sono regole più stringenti) l'Agid precisa che dove vi è conservazione digitale vi deve essere un responsabile ed un manuale a prescindere dall'affidamento a terzi del servizio di conservazione.
Tale disposizione o precisazione risultava alquanto ovvia dalla normativa, la responsabilità della conservazione e della esibizione dei documenti rimane in capo al contribuente o all'Ente a prescindere dal fatto che questo abbia affidato a terzi talune attività e che queste vengano svolte correttamente.
Per cui è il contribuente il primo che deve esibire quel minimo di documentazione necessaria affinché il suo archivio digitale sia identificabile, comprensibile, raggiungibile, distribuibile.
Il flag su modello Unico
Infine vi è un piccolo ulteriore obbligo per chi fa conservazione digitale dei documenti. anche se si conserva, in maniera sostitutiva (cioè senza avere copie cartacaee) 1 solo documento elettronico o 1 sola fattura elettronica, si dovrà indicare nel modello unico tale situazione attivando l'apposito flag come già trattato nel forum