In questi giorni si è discusso sulla gestione delle Email e in particolare delle Pec. Ripassando la lezione, sono andato a vedere nel dettaglio come la gestiamo noi. Premetto che siamo una micro impresa con 10 persone ma che utilizziamo le stesse tecnologie e gli stessi processi di grandi imprese.
La posta normale
La posta elettronica "normale" (non certificata) è ricevuta tramite due domini. Il primo con suffisso .it e un secondo con suffisso .net più recente .
Dominio it
è gestito su un server esterno. Sono gli indirizzi email più vecchi per cui quelli che ricevono maggior spam (attivati nel 1998).
Filtri spam e virus
Sul server esterno sono attivi diversi filtri, il primo RIGETTA le email che provengono da server indicati come spammer.
Queste email non vengono proprio accettate, quindi non viene memorizzato nulla se non il rifiuto in un log.
Le email che passano il primo filtro, finiscono in un secondo filtro che elimina quelle con virus.
Le sopravvissute, vengono passate ad un terzo filtro che identifica quelle che "sembrano" spam. Nel fare questa terza analisi i parametri sono ampi per evitare di scartare anche quelle che non sono spam e che devono giungere in azienda. Lo spam viene memorizzato in cassette di posta temporanee che dopo un pò di tempo si svuotano da sole, o meglio arrivate ad una certa dimensione si eliminano le piu vecchie.
Quelle che passano il 3' filtro vengono recapitate al server interno che le smista
Recapito al client
Ogni client ha un ulteriore filtro che elimina altro spam e lo mette nella cassetta Indesiderata dell'utente, il quale può controllare o cancellare
Server interno
Il server interno è il gestore del suffisso .net quindi è un server front end. Qui esiste un sistema di backup che copia tutti i messaggi ricevuti su file esterni. Il limite è molto ampio nell'ordine dei centinaia di gigabyte quindi nel backup troviamo tutto quello che viene ricevuto fino a che non si arriva alla capienza massima poi i più vecchi vengono buttati.
Recapito al client ed evidenziazione spam
Tolti i virus, quel che rimane viene inviato ai client di posta, mantenendo però gli originali sul server.
I Client possono eliminare lo spam, cancellare le email non spam e recuperarle per 30 giorni.
Protocollo di quelle che riguardano gli affari
Per quelle che riguardano l'attività , si attiva il protocollo che invia il messaggio al sistema di conservazione, assegnando un progressivo di ricezione e compilando i campi mittente destinatario oggetto data.
Gli operatori possono aggiungere altre informazioni, ad esempio indicare la ragione sociale esatta del cliente (esiste una rubrica clienti per la codifica rapida e la traduzione del nome presente nell'email in ragione sociale ditta e nome cliente. I messaggi protocollati vengono cancellati dal server (una copia rimane nel back up iniziale)
Le Pec
Ora ci sono anche due indirizzi PEC, uno che riguarda l'azienda (casella di posta principale) e uno che riguarda le attività commerciali. Questi vengono scaricati da due client specifici ma memorizzati in caselle postali sul server interno. Per cui anche questi finiscono nella copia generale.
I client decidono cosa protocollare. Le ricevute di spedizione vengono collegate automaticamente al protocollo del primo invio e conservate in archivi separati dal protocollo anche se collegati.
La conservazione
Gli archivi del protocollo inviati e ricevuti, sono soggetti a conservazione sostitutiva. La cadenza è blanda nel senso che quando sono a posto, li masterizziamo. D'altronde non siamo un ente che concentra tutte le sue attività sul protocollo e anche per gli archivi di conservazione c'è un sistema di backup che mantiene copia di tutti i file cancellati e modificati.
Protocollo speciale Assistenza Tecnica
Le email inviate al servizio di assistenza seguono un protocollo speciale. Questo è collegato ad uno speciale elenco che comprende tutti i titolari di licenza d'uso dei nostri programmi. Questi possono essere clienti diretti dell'azienda o clienti di rivenditori o di distributori, quindi è una anagrafica più ampia rispetto al semplice elenco clienti fornitori che si ottiene dal sistema contabile.
La codifica particolare delle email di assitenza si è resa necessaria per consentire ad ogni utente di ritrovare in un solo contenitore tutte le questione trattate con i nostri tecnici. Nel protocollo assistenza difatti, confluiscono le richieste che il cliente inserisce direttamente, le email, le trascrizioni delle chat che si attivano durante i collegamenti di tele assitenza.
Perchè tutto questo "ambaradan"
Il motivo è semplice la quasi totalità delle nostre attività nasce da un messaggio di posta. Tramite posta ci arrivano tutti gli ordini di materiale, le richieste di licenza, i contratti.
Dal punto di vista delle norme, il codice civile IMPONE la conservazione delle "lettere e telegrammi" relative ad ogni affare (art. 2214) per un periodo di almeno 10 anni (art. 2220) , ma ormai lettere e telegrammi sono email, trascrizioni di chat, documenti elettronici formati tramite raccolta di dati sul web , etc. etc. Potevamo fare a meno di attivare sistemi ordinati e precisi di catalogazione e conservazione ? direi di no. Ma al tempo stesso non possiamo conservare ordinatamente tutto e tanto per dare un valore, la parte scartata (Spam, virus) pesa per l' 83% delle comunicazioni ricevute dai due server.
Collegamento con i documenti gestionali.
Se viene generata una conferma d'ordine che contiene il riferimento al protocollo, il sistema collega i due documenti automaticamente. Quando si protocolla una risposta invece si collega manualmente (si fa per dire basta una ricerca) al documento ricevuto e vice versa.
Pec senza spam
Sarebbe stato bello avere la PEC esente da spam e da virus. Si poteva fare vincolando la spedizione ad una accettazione da parte del destinatario, del dominio del mittente. Si poteva anche inserire come domini accettati di default quelli di tutti gli enti. Cosi si sarebbe evitato di avere lo spam anche nelle pec. Ma il legislatore ha preferito fare diversamente. Ognuno può avere l'indirizzo pec e inviare una email pec senza dover chiedere nulla.